Jak otworzyć własne biuro projektowe: historia założycieli studia Geometrium

Zaglądyliśmy do koworkingu u Pavła i Alexej z Geometrium i porozmawialiśmy o szczegółach pracy z zdalnym zespołem, własnej szkole projektowej, o tym, jak prawidłowo delegować zadania i dlaczego błędy są normalne.

Alexej Iwanow i Paweł Gerasimow
Założyciele studia Geometrium Projektują nowoczesne i ekologiczne wnętrza mieszkań, domów i kompleksów mieszkaniowych klasy biznesowej i premium. Mają własną szkołę projektową.

O współpracy

Paweł z wykształcenia jest artystą-szczurkiem, jego temat to szkice i wizualizacje 3D, dekoracja wnętrz, doboru mebli i dekoracji. Alexej dobrze radzi sobie z technicznymi kwestiami: w projektowaniu planów, węzłów, rysunków i dokumentacji roboczej.

Na początku chłopcy po prostu pomocili sobie nawzajem. Paweł delegował Alexejowi pracę z dokumentacją techniczną, Alexej konsultował się z Pawłem kolorami i materiałami, przekazywał do wykonania wizualizacje 3D. Dopóki nie zdecydowali się na połączenie się w własną studię.

Geometrium dziś

W ciągu pięciu lat zespół wzrósł do 23 osób. Każda pracuje na umowę o dzieło na stałą podstawę. Do pracy wynajmuje się pomieszczenie w koworkingu „Pracownia” na Artplay. Studia zaczyna pracę o jedenastej, kończy o ósmej. Ale nie ma sztywnego harmonogramu: można zacząć później i zwolnić wcześniej, jeśli wszystkie zadania zostały wykonane.

W kancelarii stale przebywają tylko dwie osoby, reszta przychodzi w razie potrzeby.

O zarządzaniu studią zdalnie

„Ważne jest, aby jasno ustalić zasady i motywację” – opowiada Paweł. „W naszym przypadku każdy projekt jest podzielony na małe zadania, dla każdego z nich przepisany standard wykonania. Otrzymać wynagrodzenie za pracę można tylko wtedy, gdy zadanie zostało wykonane, etap projektu został zamknięty i zatwierdzony przez klienta”.

Ustaliliśmy proces zarządzania tak, że mamy możliwość w każdej chwili przejrzeć historię projektu. Ponadto mamy praktykę codziennych spotkań online i wедzenia tekstowych raportów z zdjęciami w chmurze.

„Jedna z naszych osób może miesiącami żyć w innych krajach, często czytamy wykłady w różnych miastach. Dlatego ważne jest zdalne ustalenie procesu. Cała strona finansowa biznesu znajduje się u naszego partnera, banku Tочка: przez aplikację płacimy pensje pracownikom, płacimy podatki i rozliczamy się z zagranicznymi dostawcami. W sumie delegowaliśmy mu część spraw. Kolejną zaletą jest to, że przez bank Tочка można rozwiązywać zadania w dowolnym czasie doby i nie myśleć o strefach czasowych, gdy jesteśmy nie w domu”.

Zarządzać procesami studii na odległość lub w biurze – nie ma dużej różnicy. Nawet jeśli jesteśmy obaj w biurze, to z pracą nikt się nie komentuje, tylko na specjalnie wydzielonych spotkaniach.

Rozliczenia i księgowość

„Pracujemy na patentzie jako IP, księgowy potrzebujemy bardzo rzadko – kilka razy w roku” – wyjaśnia Alexej. „Więc zdalna księgowość w naszym przypadku to optymalne rozwiązanie. U banku Tочка ten serwis jest wygodnie przedstawiony: sami przypominają nam o podatkach, formują deklarację i płatność, a my tylko podpisujemy”.

O znaczeniu delegowania zadań

W pewnym momencie chłopcy całkowicie pogrążyli się w procesach realizacji, wzięli na siebie całą pracę. Takie podejście się nie opłaciło: klienci byli niezadowoleni, zysk był mały, a prace nad obiektami się przedłużały.

Wtedy firma zdecydowała się podzielić usługi i zatrudnić menedżerów zarządzających remontem i menedżerów-kompletatorów do zakupów. Tak usługi stały się pełnowartościowe, udział klienta był minimalny, a projekty realizowane były takimi, jakimi były zaplanowane.

Trudności i błędy

„Czasem klient myśli, że robimy mało, że nie włożymy wystarczająco dużo do projektu” – mówi Alexej. „Szczególnie jeśli remont robi po raz pierwszy. Ponieważ w trakcie klient nie bierze prawie żadnej uczestnictwa, to po prostu nie wie, ile problemów na budowie się pojawia.

Coś nie przyniesiono, nie tak zainstalowano, zrobiono nie zgodnie z rysunkami, nie zgadzono się na kolor lub pomyłano – to normalne. Dobrze, gdy podwykonawcy idą w stronę i szybko rozwiązują problemy – bardzo cenimy takich specjalistów.

Škoła projektowa

Kiedy pojawiła się potrzeba zatrudnienia większej liczby pracowników, okazało się, że przebudować doświadczenie projektowe istniejących projektantów pod format studii nie jest łatwe: u niektórych własna interpretacja procesu, u niektórych nie przyzwyczaił się do zmartwienia. Wtedy Paweł i Alexej postanowili samodzielnie szkolić specjalistów i założyć płatną praktykę w ramach studii.

„Nasza szkoła jest otwarta dla wszystkich, którzy chcą zostać projektantami od zera, którzy ukończyli uczelnię lub kursy projektowe wnętrz i chcą spróbować się w zawodzie” – wyjaśnia Paweł.

Uczymy robić pomiarów, planów, szkiców, doboru mebli i materiałów, zarządzania projektem i pracy z podwykonawcami. Ponadto studenci naszej szkoły otrzymują doświadczenie pracy na wszystkich etapach projektu i umiejętności komunikacji z klientem.

A dla samej studii szkoła to lojalni wykonawcy. Ponadto latem, poza sezonem projektowania wnętrz, studia czasami idzie w minus. A szkoła jest aktywna właśnie w tym czasie, więc kompensuje straty.

Planowanie

„Po pierwsze, zrobić filial studii w regionach, by obniżyć cenę usług i brać projekty dla średniego segmentu. Obecnie odrzucamy je” – dzieli się Paweł.

Drugie, rozwijamy szkołę i uruchamiamy nowe kursy z partnerami wizualizacją wnętrz, a także dodatkowe programy wspierające i motywacyjne, by dostosować ludzi i wzbudzać młodych do rozwoju.

Wśród innych celów studii – uruchomienie własnej linii mebli stolarskich i ich produkcji na zamówienie. A za rok lub pół roku uruchomić franchising studii.

3 szybkie pytania do Pavła i Alexej

Gdzie szukać zamówień?

Przez Internet, znajomości, partnerów. Ważne jest stale uczestnictwo na wydarzeniach, gdzie znajduje się docelowa grupa odbiorców, występowanie z wykładami, rozwijanie ekspertyz i dzielenie się przydatną informacją z światem! Im więcej tworzysz treści, im bardziej pomocne dla ludzi, tym więcej klientów.

A wiarygodnych podwykonawców?

Szukać, sprawdzać, zadawać odpowiednie pytania, dowiedzieć się, jak działa firma. W idealnym przypadku – dzielić kontakty z kolegami i otrzymywać inne kontakty w zamian. Pomagać sobie nawzajem.

Ryzyko wyboru podwykonawców (kontrahentów) – jedno z najważniejszych. Jeśli podwykonawca nie będzie mógł zapłacić za udzielone usługi lub dostarczony produkt, uznajemy, że pieniądze poszły do rury. Aby sprawdzić reputację firmową, używamy usługi Tочка, przez nią też sprawdzamy pracowników przy rekrutacji.

Jak szukać i przyciągać deweloperów

Praca z deweloperami – bardzo popularny kierunek dla projektantów. To od razu duży objętość, a zrealizować projekt kompleksu mieszkaniowego można zespołem z 3–5 osób.

Przyciągnąć dewelopera można doświadczeniem pracy z jego docelową grupą odbiorców lub realizacją interesujących rozwiązań projektowych z ograniczonym budżetem. Najważniejsze to realizacja. Proste obrazki już nie są aktualne. Potrzebne są realne, żywe rozwiązania.