Cómo abrir tu propio estudio de diseño: historia de los fundadores de la estudio Geometrium

Entramos al coworking de Pavel y Alexei de Geometrium y conversamos sobre los detalles del trabajo con un equipo remoto, su propia escuela de diseño, cómo delegar tareas correctamente y por qué los errores son normales.

Alexei Ivanov y Pavel Gerasimov
Los fundadores del estudio Geometrium desarrollan diseños modernos y ecológicos para apartamentos privados, casas y complejos residenciales de clase empresarial y premium. Tienen su propia escuela de diseño.

Sobre la colaboración

Pavel, por formación, es un artista escultor; su especialidad son los bocetos y visualizaciones 3D, decoración de interiores y selección de mobiliario y accesorios. Alexei es excelente en cuestiones técnicas: desarrollo de planos, detalles, dibujos y documentación técnica.

Al principio, simplemente se ayudaban mutuamente. Pavel delegó a Alexei el trabajo con la documentación técnica, y Alexei consultaba con Pavel sobre colores y materiales, entregando en desarrollo visualizaciones 3D. Aún no decidieron que era hora de unirse para formar su propio estudio.

Geometrium hoy

Durante cinco años, el equipo creció hasta alcanzar los 23 miembros. Cada uno trabaja bajo contrato de obra a tiempo parcial. Para sus operaciones alquilan espacio en el coworking “Estación de Trabajo” en Artplay. El estudio comienza su jornada a las once y termina a las ocho. Sin embargo, no hay un horario estricto: se puede empezar más tarde y salir antes si todas las tareas están completadas.

En el despacho, solo están presentes dos empleados en todo momento; los demás llegan según sea necesario.

Sobre la gestión del estudio a distancia

"Es importante establecer claramente las reglas y motivación", explica Pavel. "En nuestro caso, cualquier proyecto se divide en pequeñas tareas con estándares definidos de ejecución. Se puede recibir pago solo cuando la tarea esté completada, el paso del proyecto cerrado y aprobado por el cliente".

Hemos estructurado el proceso de gestión para poder revisar la historia del proyecto en cualquier momento. Además, tenemos una práctica de reuniones semanales en línea y reportes escritos con fotos almacenados en un almacén en la nube.

"Uno de nosotros puede vivir durante meses en otros países, y a menudo damos charlas en ciudades diferentes. Por eso es crucial establecer el proceso de manera remota. Todo lo relacionado con la contabilidad y finanzas del negocio está en nuestro socio, el banco Punto: a través de la aplicación pagamos salarios a los empleados, hacemos pagos fiscales y nos relacionamos con proveedores extranjeros. En resumen, delegamos parte de nuestras responsabilidades al banco. Otra ventaja es que con el banco Punto se pueden resolver tareas en cualquier momento del día sin preocuparse por husos horarios cuando no estamos en casa".

Dirigir procesos desde la distancia o desde una oficina no hace gran diferencia. Incluso si ambos estamos en la oficina, nadie se comunica mucho sobre asuntos operativos, solo en reuniones específicamente programadas para eso.

Contabilidad y gestión financiera

"Trabajamos bajo patente como empresa individual, y necesitamos la contabilidad muy rara vez —explica Alexei—. Solo dos veces al año. Por eso, la contabilidad remota es una solución ideal para nosotros. El banco Punto ofrece este servicio de manera conveniente: ellos mismos nos recuerdan sobre los impuestos, generan declaraciones y pagos, solo necesitamos firmar".

Sobre la importancia de delegar tareas

En algún momento, los chicos se sumergieron completamente en los procesos de ejecución, cargándose toda la carga de trabajo. Este enfoque no dio resultados: los clientes estaban descontentos, la rentabilidad era baja y las tareas se prolongaban.

Entonces, la empresa decidió dividir los servicios y contratar gerentes de gestión de renovaciones y gerentes-completo de compras. Así, los servicios se volvieron completos, la participación del cliente mínima y los proyectos se ejecutaban tal como estaban planeados.

Dificultades y errores

"A veces al cliente le parece que hacemos poco, que no estamos invirtiendo suficiente en el proyecto", dice Alexei. "Especialmente si es su primera vez haciendo una remodelación. Dado que el cliente no participa prácticamente durante el proceso, simplemente no sabe cuántos problemas surgen en el lugar de construcción".

Algo no fue traído, se instaló mal, no se hizo según los planos, no se acordó el color o se confundió algo — esto es normal. Es bueno cuando los subcontratistas van al encuentro y resuelven problemas rápidamente, porque valoramos mucho a estos especialistas.

Escuela de diseño

Cuando surgió la necesidad de reclutar más empleados, se descubrió que reestructurar a diseñadores experimentados al formato del estudio no era fácil: algunos tenían su propio punto de vista sobre el proceso, otros no estaban acostumbrados a preocuparse por los detalles. Entonces Pavel y Alexei decidieron formar a los especialistas por sí mismos y organizar una formación remunerada en la base del estudio.

"Nuestra escuela está abierta para todos aquellos que desean convertirse en diseñadores desde cero, quienes terminaron una universidad o cursos de diseño de interiores y quieren probar su suerte en la profesión", explica Pavel.

Formamos a los estudiantes para hacer mediciones, planos, bocetos, seleccionar mobiliario y materiales, dirigir proyectos y trabajar con contratistas. Además, nuestros alumnos obtienen experiencia trabajando en todos los pasos del proyecto y habilidades de comunicación con clientes.

Además, para el propio estudio, la escuela representa ejecutores leales. Además, en verano, fuera de la temporada alta para diseño de interiores, el estudio a veces entra en pérdidas. Pero la escuela está activa justo entonces, compensando así las pérdidas.

Planeaciones

"En primer lugar, queremos crear una sucursal del estudio en regiones para reducir los precios de los servicios y aceptar proyectos para el segmento medio. Actualmente declinamos estos proyectos", comparte Pavel.

En segundo lugar, desarrollaremos la escuela y lanzaremos nuevos cursos con socios en visualización de interiores, así como programas adicionales de apoyo y motivación para ajustar a las personas y entusiasmar a los jóvenes con su desarrollo.

Entre otras metas del estudio está lanzar en venta nuestra línea de productos de carpintería y fabricarlos bajo pedido. Y dentro de un año o un año y medio, lanzaremos una franquicia del estudio.

3 preguntas rápidas a Pavel y Alexei

¿Dónde encontrar pedidos?

A través de Internet, contactos personales y socios. Es importante asistir constantemente a eventos con audiencia objetivo, dar charlas y mejorar tu experticia compartiendo información útil con el mundo. Cuanto más contenido crees y sea más valioso para la gente, más clientes tendrás.

¿Y sobre proveedores confiables?

Buscar, verificar, hacer las preguntas adecuadas y averiguar cómo funciona la empresa. Idealmente, compartir contactos con colegas y recibir otros a cambio. Ayudarse mutuamente.

El riesgo de elegir proveedores (contratistas) es uno de los más importantes. Si un proveedor no puede pagar por los servicios o productos entregados, considera que tus dinero se ha ido al inodoro. Para verificar la reputación comercial, usamos el servicio de Punto, y por cierto, también revisamos a los empleados en la contratación mediante ese medio.

¿Cómo encontrar y atraer a desarrolladores inmobiliarios?

Trabajar con desarrolladores inmobiliarios es una dirección muy popular para diseñadores. Esto significa un gran volumen de trabajo, y se puede manejar con un equipo de 3 a 5 personas.

Puedes atraer a los desarrolladores con experiencia trabajando con su audiencia objetivo o con diseños innovadores y presupuestos limitados. Lo más importante es lograr resultados reales. Las imágenes simples ya no son relevantes. Se necesitan soluciones vivas y concretas.