Comment créer son propre bureau de design : l'histoire des fondateurs de Geometrium

Nous avons visité le coworking avec Pavel et Alexandre de Geometrium et nous avons discuté des subtilités du travail avec une équipe à distance, de leur propre école de design, de la manière correcte de déléguer les tâches et pourquoi les erreurs sont normales.

Alexandre Ivanov et Pavel Gerasimov
Les fondateurs de Geometrium développent des intérieurs modernes et écologiques pour les appartements privés, maisons et complexes résidentiels de classe affaires et premium. Ils possèdent leur propre école de design.

Sur la collaboration

Pavel, formé comme artiste-sculpteur, se concentre sur les esquisses et les visualisations 3D, la décoration d'intérieur et le choix des meubles et accessoires. Alexandre excelle dans les questions techniques : développement des plans, éléments structurels, schémas et documentation de travail.

Au début, les garçons se soutenaient simplement mutuellement. Pavel a confié à Alexandre le travail sur la documentation technique, et Alexandre a conseillé Pavel sur les couleurs et matériaux, en lui remettant les visualisations 3D à développer. Ils ont décidé de se regrouper en studio propre seulement quand ils ont senti que c’était le moment.

Geometrium aujourd’hui

En cinq ans, l'équipe a grandi jusqu’à 23 personnes. Chacun travaille selon un contrat de sous-traitance à plein temps. Pour travailler, ils louent un espace dans le coworking « Station de travail » sur Artplay. Le studio commence son travail à onze heures et se termine à huit heures. Mais il n'y a pas de planning strict : on peut commencer plus tard et se libérer plus tôt si toutes les tâches sont accomplies.

Par ailleurs, seuls deux employés restent constamment dans le bureau, les autres arrivent uniquement quand nécessaire.

Sur la gestion du studio à distance

« Il est important de bien structurer les règles et la motivation », explique Pavel. « Dans notre cas, chaque projet est découpé en tâches petites et clairement définies. Pour recevoir le paiement, il faut que la tâche soit terminée, l'étape du projet validée et confirmée par le client ».

Nous avons structuré le processus de gestion de façon à pouvoir à tout moment consulter l'historique du projet. En outre, nous avons une pratique de réunions hebdomadaires en ligne et de rapports textuels avec photos dans un stockage cloud.

« L'un de nous peut vivre pendant des mois dans d'autres pays, nous donnons souvent des conférences dans différentes villes. Il est donc important de structurer le processus à distance. Toute la partie financière du business est gérée par notre partenaire, la banque Point : via l'application nous payons les salaires des employés, nous payons les taxes et nous réglerons avec les fournisseurs étrangers. En somme, nous lui avons délégué une partie des tâches. Un autre avantage est que grâce à la banque Point, nous pouvons résoudre les tâches à n'importe quelle heure et ne pas nous soucier des fuseaux horaires quand nous ne sommes pas chez nous ».

Gérer les processus du studio à distance ou dans un bureau n’a pas vraiment d’importance. Même si nous sommes tous deux dans le bureau, personne ne communique vraiment sur les affaires sauf lors de réunions spécifiquement prévues à cet effet.

Comptabilité et gestion financière

« Nous travaillons selon un brevet pour l'entreprise individuelle, la comptable n’est nécessaire que très rarement – deux fois par an », explique Alexandre. « Ainsi, la comptabilité à distance est une solution optimale dans notre cas. Le service est bien présenté par la banque Point : ils nous rappellent eux-mêmes les taxes, ils composent la déclaration et le paiement, nous ne faisons que signer ».

Sur l'importance de la délegation des tâches

À un moment donné, les garçons se sont entièrement plongés dans les processus de réalisation, prenant sur eux l'ensemble du travail. Ce mode de fonctionnement ne s'est pas avéré rentable : les clients étaient mécontents, les bénéfices étaient faibles et la réalisation des projets prenait beaucoup de temps.

Alors, l'entreprise a décidé de séparer les services et d’engager des gestionnaires de rénovation et des gestionnaires-assembleurs pour les achats. Ainsi, les services sont devenus complets, l’implication du client minimale et les projets se réalisent comme ils ont été conçus.

Difficultés et erreurs

« Parfois, le client pense que nous faisons peu, que nous ne mettons pas suffisamment d’efforts dans le projet », explique Alexandre. « Particulièrement si le client fait un travail de rénovation pour la première fois. Comme le client n’est pratiquement pas impliqué dans le processus, il ne sait simplement pas combien de problèmes peuvent survenir sur place ».

Quelque chose n’a pas été livré, mal installé, fait différemment des plans, la couleur n’a pas été approuvée ou mal choisie – c’est normal. C’est bien quand les sous-traitants prennent l’initiative et résolvent rapidement les problèmes – nous valorisons beaucoup ces spécialistes.

École de design

Lorsque la nécessité de recruter davantage d’employés est apparue, il s’est avéré que transformer des designers expérimentés au format studio n’était pas facile : certains avaient leur propre vision du processus, d'autres ne s’étaient pas habitués à se soucier de détails. Pavel et Alexandre ont donc décidé de former eux-mêmes les spécialistes et ont organisé une formation payante au sein du studio.

« Notre école est ouverte à tous ceux qui veulent devenir designers à partir de zéro, qui ont terminé une université ou des cours de design d’intérieur et souhaitent essayer leur chance dans la profession », explique Pavel.

Nous apprenons à faire des mesures, les plans, les esquisses, à sélectionner les meubles et matériaux, à diriger un projet et à travailler avec les sous-traitants. De plus, nos étudiants obtiennent de l’expérience sur tous les aspects du projet et développent des compétences en communication avec le client.

Pour la propre studio, l’école est une source de prestataires loyaux. En outre, en été, en dehors de la saison de design d’intérieur, le studio peut parfois entrer en négatif. L’école est active justement à ce moment-là, donc elle compense les pertes.

Plans

« Premièrement, créer une filiale du studio dans les régions pour diminuer le prix des services et accepter des projets pour le segment moyen. Actuellement, nous les refusons », partage Pavel.

Deuxièmement, développer l’école et lancer de nouveaux cours avec des partenaires en visualisation d’intérieur ainsi que des programmes supplémentaires et motivants pour accompagner les personnes et inspirer les jeunes à se développer.

Parmi les autres objectifs du studio : lancer une gamme de produits de menuiserie à vendre et les fabriquer sur commande. Et dans un an ou un an et demi, lancer une franchise du studio.

3 questions rapides à Pavel et Alexandre

Où trouver des commandes ?

Via Internet, les relations personnelles, les partenaires. Il est important de visiter régulièrement des événements où se trouve la cible, donner des conférences, développer son expertise et partager de l'information utile avec le monde ! Plus vous créez du contenu, plus il est utile pour les gens, plus vous aurez de clients.

Et des sous-traitants fiables ?

Les rechercher, les vérifier, poser les bonnes questions, connaître la manière dont l'entreprise fonctionne. Dans l'idéal : partager les contacts avec des collègues et recevoir d'autres contacts en retour. Aider l'un l'autre.

Le risque de choisir des sous-traitants (contreparties) est l’un des plus importants. Si le sous-traitant ne peut pas payer pour les services fournis ou le produit livré, considérez que votre argent est perdu. Pour vérifier la réputation professionnelle, nous utilisons le service Point, via lequel nous vérifions aussi les employés recrutés.

Comment trouver et attirer des promoteurs immobiliers

Travailler avec les développeurs immobiliers est un domaine très populaire pour les designers. Cela représente tout de suite un volume important, et réaliser le projet d’un complexe résidentiel peut être fait par une équipe de 3 à 5 personnes.

Attirer un promoteur peut se faire grâce à l'expérience de travail avec sa cible ou la réalisation de solutions design intéressantes avec un budget limité. Ce qui est nécessaire, c’est la réalisation concrète. Les images simples ne sont plus pertinentes. Il faut des solutions réelles et vivantes.