Cinq éléments d'une gestion immobilière réussie

Communication

Dans toute association de propriétaires (HOA), il existe une série de règles et dispositions qui doivent être respectées par les propriétaires. Pour les leaders d'HOA, le respect de ces règles fait partie de leurs responsabilités. Sans une excellente communication, la gestion devient un exercice sans valeur. Une bonne communication consiste à utiliser les bonnes plateformes de contact, que ce soit lors des réunions du conseil, des messages SMS ou des annonces dans les espaces communs. Offrez à chaque locataire la possibilité de participer aux réunions du conseil et rendez tous les messages importants aussi visibles que possible. Les groupes sur les réseaux sociaux peuvent également maintenir une communication ouverte et favoriser la création d'une communauté. Assurez-vous que les informations de contact des locataires et membres du comité soient toujours à jour. De cette façon, chacun pourra communiquer efficacement à tout moment.

Détermination

Un autre élément clé d'un leadership efficace est la détermination. La capacité à prendre rapidement et de manière efficace des décisions qui bénéficieront le mieux aux propriétaires. Il peut être nécessaire de réaliser des travaux de rénovation sur différents biens ou dans les zones communes. Il peut y avoir un doute concernant l'une des dispositions des règles ou quelqu'un ne les respecte pas. Dans ces cas, il est nécessaire de prendre des décisions rapides. Des décisions bien réfléchies ne viennent pas à la suite de commandes. Cela ressemble à la recherche d'une assurance pour un propriétaire ; le meilleur chemin est de mener une enquête approfondie avant de prendre une décision. Pour prendre une décision réfléchie, le gestionnaire doit comprendre ce qui se passe, quels sont les risques et les conséquences possibles. Lorsque quelque chose arrive à la gestion, cela doit être évalué : quelle est l'origine du problème ? Peut-on résoudre rapidement le problème grâce aux règles ou CC&Rs ? Un examen plus approfondi est-il nécessaire ? Quelles sont vos options ? En posant ces questions et en les discutant avec le conseil HOA, vous serez capable de prendre rapidement des décisions importantes concernant tous les problèmes possibles.

Gestion des plaintes

Parfois, quelque chose ne se passe pas comme prévu et un locataire a besoin d'une solution rapide à un problème spécifique. Assurez-vous que vos locataires comprennent les covenants, conditions et limitations de l'HOA en leur fournissant une copie lors du déménagement dans la communauté. Un processus formel de recours, décrit dans les CC&Rs, doit être disponible pour aider les locataires. Il est préférable que vous connaissiez personnellement ce processus, car c’est à vous qu’il incombera de résoudre ces questions. Une fois une plainte reçue, traitez-la professionnellement. Fournissez une plateforme pour comprendre la préoccupation, d'abord en reconnaissant l'inquiétude. Ensuite, référez-vous aux règles et documents de gestion pour évaluer la plainte. Ensuite, cela doit être soumis au conseil pour discussion et éventuellement résolution. Enfin, informez le locataire de la décision prise. Une grande partie du travail avec les plaintes repose sur le professionnalisme et l'empathie, mais l'utilisation de ressources accessibles vous aidera à résoudre efficacement le problème pour toutes les parties concernées.

Relations

Les relations font partie intégrante de l'expérience humaine, donc connaître ses voisins et autres locataires d'une HOA est une bonne pratique. Il est agréable de savoir qui sont vos voisins et leur permettre de comprendre que vous n'êtes pas une personne étrangère avec qui il est difficile d’interagir. L'interaction est très importante. Les locataires doivent se sentir capables de communiquer avec les membres du conseil de la communauté et véritablement influencer les décisions prises au sein de l'organisation. Si ce n’est pas le cas, cela signifie que la gestion fait quelque chose de travers. Il s'agit d'une communication libre qui implique la communauté — et non pas une communication commerciale unidirectionnelle entre le management et les membres du conseil. La gestion des plaintes et des questions de règles peut devenir une composante importante de l'engagement.

Finances

Le côté financier du travail dans une HOA consiste à planifier le budget, collecter les cotisations et gérer le fonds de réserve. Bien que certaines obligations administratives ou comptables puissent être directement du ressort du conseil d'administration, le gestionnaire immobilier doit coordonner tout cela. L'utilisation de logiciels de gestion immobilière lors de la planification budgétaire, des dépenses, du suivi du fonds de réserve, de la gestion des fournisseurs et d'un accès centralisé pour le paiement des cotisations est la meilleure façon de rester aussi efficace que possible dans cette importante domaine. L'utilisation d'un service bancaire électronique exclut la nécessité de se rendre à la banque après le paiement des cotisations. La possibilité de numériser les chèques et de traiter les paiements en groupe rend le processus plus pratique pour les propriétaires. Vous pouvez même utiliser des logiciels pour offrir aux locataires des plans de paiement ou des paiements différés si nécessaire. L'utilisation de logiciels pour le développement financier de la communauté en fait un outil comptable efficace, mais il est particulièrement utile lors de la planification budgétaire et des prévisions. En utilisant les données passées et actuelles, il est plus facile de créer un bon budget, de gérer le fonds de réserve et de manière générale de gérer tous les aspects financiers d'une HOA.