Пять элементов успешного управления недвижимостью

Коммуникация

В любом товариществе собственников (HOA) существует ряд правил и положений, которые должны соблюдаться жильцами. Для лидеров HOA соблюдение этих правил — часть их обязанностей. Без отличной коммуникации управление становится бесполезным занятием. Хорошая коммуникация заключается в использовании правильных платформ для связи, будь то собрания совета, SMS-сообщения или объявления в общих зонах. Предоставьте каждому жильцу возможность участвовать в собраниях совета и делайте все важные объявления максимально заметными. Группы в социальных сетях также могут поддерживать открытую связь и способствовать формированию сообщества. Убедитесь, что контактная информация жильцов и членов комитета всегда актуальна. Таким образом, все смогут эффективно общаться в любое время.

Решительность

Еще один ключевой элемент эффективного лидерства — решительность. Способность быстро и качественно принимать решения, которые будут лучше всего для владельцев домов. Возможно, потребуются ремонтные работы на различных объектах или в общих зонах. Может быть под вопросом одно из положений правил или кто-то не соблюдает их. В этих случаях необходимо принимать быстрые решения. Обдуманные решения не приходят на команду. Это как поиск страхования владельца дома; лучший путь — провести обширное исследование перед принятием решения. Чтобы сделать обдуманное решение, менеджер должен понимать, что происходит, какие риски и возможные последствия. Когда что-то поступает к управлению, это должно быть оценено: какова природа проблемы? Можно ли быстро решить её с помощью положений правил или CC&Rs? Требуется ли более глубокое расследование? Какие у вас есть варианты? Задавая эти вопросы и обсуждая их с советом HOA, вы сможете быстро принимать важные решения по любым возможным проблемам.

Работа с жалобами

Иногда что-то идет не так, и жилец нуждается в быстром решении определенной проблемы. Убедитесь, что ваши жильцы понимают кovenants, условия и ограничения HOA, предоставляя им копию при переезде в сообщество. Должен быть формальный процесс обжалования, описанный в положениях CC&Rs для помощи жильцам. Хорошо, если вы сами знаете этот процесс, поскольку именно вам придется решать эти вопросы. Получив жалобу, обрабатывайте её профессионально. Предоставьте платформу для понимания, сначала признайте обеспокоенность. Затем сверьтесь с положениями правил и документами управления, чтобы оценить жалобу. Затем это должно быть представлено на совете для обсуждения и возможного решения. После этого необходимо сообщить жильцу о решении. Большая часть работы с жалобами — это профессионализм и эмпатия, но использование доступных ресурсов поможет вам успешно решить вопрос для всех сторон.

Отношения

Отношения являются неотъемлемой частью человеческого опыта, поэтому знакомство с соседями и другими жильцами HOA — хорошая практика. Приятно знать, кто ваши соседи, и позволить им знать, что вы не чужой человек, с которым невозможно взаимодействовать. Взаимодействие очень важно. Жильцы должны чувствовать, что могут общаться с участниками совета сообщества и действительно влиять на принимаемые решения внутри организации. Если такого нет, значит, управление делает что-то не так. Это должна быть свободная связь, которая вовлекает сообщество — а не односторонняя бизнес-связь между менеджментом и членами совета. Работа с жалобами и вопросами правил может стать важной частью повышения вовлеченности.

Финансы

Финансовая сторона работы HOA сводится к планированию бюджета, сбору взносов и управлению фондом резервирования. Хотя некоторые административные или бухгалтерские обязанности могут быть непосредственно на совете директоров, управляющий недвижимостью должен координировать всё. Использование программного обеспечения для управления недвижимостью при планировании бюджетов, расходах, учете фонда резервирования, управлении поставщиками и централизованном доступе для оплаты взносов — лучший способ быть максимально эффективным в этой важной области. Использование электронного банковского обслуживания исключает необходимость поездок в банк после оплаты взносов. Возможность сканирования чеков и групповая обработка платежей делает оплату более удобной для владельцев. Вы даже можете использовать программное обеспечение для предоставления планов оплаты или отложенных платежей, если они нужны жильцам. Использование программного обеспечения для роста финансов сообщества делает его эффективным бухгалтерским инструментом, но он особенно хорош при планировании бюджета и прогнозировании. Используя прошлые и текущие данные, легче создать хороший бюджет, управлять фондом резервирования и в целом легко управлять всеми финансовыми аспектами HOA.