Pięć elementów sukcesu w zarządzaniu nieruchomością

Komunikacja

W każdym Towarzystwie Mieszkańców (HOA) istnieje szereg zasad i postanowień, które powinny być przestrzegane przez mieszkańców. Dla liderów HOA przestrzeganie tych zasad to część ich obowiązków. Bez doskonałej komunikacji zarządzanie staje się bezużytecznym zajęciem. Dobry komunikacja polega na wykorzystaniu odpowiednich platform do kontaktu, niezależnie od tego, czy to spotkania zarządu, wiadomości SMS lub ogłoszenia w wspólnych strefach. Zapewnij każdemu mieszkancowi możliwość uczestnictwa w spotkaniach zarządu i spraw, aby wszystkie ważne ogłoszenia były maksymalnie widoczne. Grupy w mediach społecznościowych mogą również wspierać otwartą komunikację i promować tworzenie społeczności. Upewnij się, że dane kontaktowe mieszkańców i członków komitetu są zawsze aktualne. W ten sposób wszyscy będą mogli skutecznie komunikować się w dowolnym momencie.

Decyzjonalność

Kolejnym kluczowym elementem skutecznego liderowania jest decyzjonalność. Umiejętność szybkiego i jakościowego podejmowania decyzji, które będą najlepsze dla właścicieli domów. Może być konieczny remont w różnych obiektach lub w wspólnych strefach. Może pojawić się pytanie o jedno z postanowień regulaminu lub ktoś nie przestrzega ich. W tych przypadkach należy podejmować szybkie decyzje. Dobrze przemyślane decyzje nie przychodzą do zespołu. To jak poszukiwanie ubezpieczenia właściciela domu; najlepszy sposób to przeprowadzenie szerokiego badania przed podjęciem decyzji. Aby podejmować dobrze przemyślane decyzje, zarządca musi zrozumieć, co się dzieje, jakie ryzyko i możliwe konsekwencje. Gdy coś trafia do zarządzania, powinno zostać ocenione: jaka jest natura problemu? Czy można szybko rozwiązać go za pomocą postanowień regulaminu lub CC&Rs? Czy wymaga głębszego zbadania? Jakie masz opcje? Zadając te pytania i omawiając je z zarządem HOA, będziesz mógł szybko podejmować istotne decyzje wobec wszelkich możliwych problemów.

Praca z skargami

Czasem coś nie działa i mieszkaniec potrzebuje szybkiego rozwiązania konkretnej kwestii. Upewnij się, że twoi mieszkańcy rozumieją covenanty, warunki i ograniczenia HOA, przekazując im kopię podczas relokacji do społeczności. Powinien istnieć formalny proces skargi, opisany w postanowieniach CC&Rs, który pomaga mieszkańcom. Dobrze, jeśli sam znasz ten proces, ponieważ właśnie tobie będzie trzeba rozwiązywać te kwestie. Otrzymując skargę, obsługuj ją profesjonalnie. Zapewnij platformę do zrozumienia, najpierw przyznaj obawę. Następnie przeanalizuj postanowienia regulaminu i dokumenty zarządzania, aby ocenić skargę. Potem powinno to zostać przedstawione zarządowi do omówienia i ewentualnego rozwiązania. Po tym należy poinformować mieszkańca o decyzji. Większość pracy z skargami to profesjonalizm i empatia, ale wykorzystanie dostępnych zasobów pomoże Ci skutecznie rozwiązać sprawę dla wszystkich stron.

Relacje

Relacje są nieodłącznym elementem ludzkiego doświadczenia, więc poznanie sąsiadów i innych mieszkańców HOA to dobry zwyczaj. Przyjemnie jest wiedzieć, kto są twoi sąsiedzi i pozwolić im wiedzieć, że nie jesteś cudzym człowiekiem, z którym trudno się komunikować. Interakcja jest bardzo ważna. Mieszkańcy powinni czuć się, że mogą komunikować się z członkami zarządu społeczności i rzeczywiście wpływać na podejmowane decyzje wewnątrz organizacji. Jeśli tak się nie dzieje, oznacza to, że zarządzanie robi coś źle. To powinna być swobodna komunikacja, która angażuje społeczność – a nie jednostronna komunikacja biznesowa między zarządem a członkami zarządu. Praca ze skargami i kwestiami regulaminu może stać się ważną częścią zwiększania zaangażowania.

Finanse

Finansowa strona pracy HOA obejmuje planowanie budżetu, zbieranie opłat i zarządzanie funduszem rezerwowym. Chociaż niektóre zadania administracyjne lub księgowe mogą być bezpośrednio w zarządzie, zarządca nieruchomości powinien koordynować wszystko. Wykorzystanie oprogramowania do zarządzania nieruchomościami przy planowaniu budżetów, wydatków, zarządzaniu funduszem rezerwowym, zarządzaniu dostawcami i centralnym dostępem do opłat — najlepszy sposób, aby być jak najbardziej efektywnym w tej ważnej dziedzinie. Wykorzystanie usług bankowości elektronicznej eliminuje konieczność wizyt w banku po opłacenie opłat. Możliwość skanowania czeków i grupowej obróbki płatności sprawia, że opłaty są bardziej wygodne dla właścicieli. Możesz nawet użyć oprogramowania do oferowania planów płatności lub odroczonych płatności, jeśli są potrzebne mieszkańcom. Wykorzystanie oprogramowania do rozwoju finansowego społeczności sprawia, że jest ono skutecznym narzędziem księgowym, ale szczególnie dobre przy planowaniu budżetu i prognozowaniu. Korzystając z danych przeszłych i obecnych, łatwiej jest stworzyć dobry budżet, zarządzać funduszem rezerwowym i ogólnie łatwo zarządzać wszystkimi aspektami finansowymi HOA.