П'ять елементів успішного управління нерухомістю

Комунікація

У будь-якому товаристві власників (HOA) існує ряд правил та положень, які повинні дотримуватися мешканці. Для лідерів HOA дотримання цих правил — частина їх обов'язків. Без чудової комунікації управління стає марною справою. Хороша комунікація полягає у використанні правильних платформ для зв'язку, будь то збори ради, SMS-повідомлення або оголошення в загальних зонах. Надайте кожному мешканцю можливість брати участь у зборах ради та робіть всі важливі оголошення максимально помітними. Групи в соціальних мережах також можуть підтримувати відкритий зв'язок і сприяти формуванню спільноти. Переконайтеся, що контактна інформація мешканців та членів комітету завжди актуальна. Таким чином, усі зможуть ефективно спілкуватися в будь-який час.

Вирішливість

Ще один ключовий елемент ефективного лідерства — вирішливість. Здатність швидко та якісно приймати рішення, які будуть найкращими для власників домів. Можливо, знадобляться ремонтні роботи на різних об'єктах або в загальних зонах. Може бути під питанням одне з положень правил або хтось не дотримується їх. В цих випадках необхідно приймати швидкі рішення. Обдумані рішення не приходять на команду. Це як пошук страхування власника будинку; найкращий шлях — провести розгорнутє дослідження перед прийняттям рішення. Щоб зробити обдумане рішення, менеджер повинен знати, що відбувається, які ризики та можливі наслідки. Коли щось потрапляє до управління, це має бути оцінено: яка природа проблеми? Чи можна швидко вирішити її за допомогою положень правил або CC&Rs? Чи потрібно глибше розслідування? Які у вас є варіанти? Задаючи ці питання та обговорюючи їх з радою HOA, ви зможете швидко приймати важливі рішення щодо будь-яких можливих проблем.

Робота з скаргами

Іноді щось йде не так, і мешканець потребує швидкого рішення певної проблеми. Переконайтеся, що ваші мешканці розуміють ковенанти, умови та обмеження HOA, надаючи їм копію при переїзді в спільноту. Має бути формальний процес обжалування, описаний у положеннях CC&Rs для допомоги мешканцям. Добре, якщо ви самі знаєте цей процес, оскільки саме вам доведеться вирішувати ці питання. Отримавши скаргу, обробляйте її професійно. Надайте платформу для розуміння, спочатку визнайте турботу. Потім зверніться до положень правил і документами управління, щоб оцінити скаргу. Потім це має бути представлено на раді для обговорення та можливого вирішення. Після цього необхідно повідомити мешканцю про рішення. Велика частина роботи з скаргами — це професіоналізм і емпатія, але використання доступних ресурсів допоможе вам успішно вирішити питання для всіх сторін.

Відносини

Відносини є нероздільною частиною людського досвіду, тому знайомство з сусідами та іншими мешканцями HOA — хороша практика. Приємно знати, хто ваші сусіди, і дозволити їм знати, що ви не чужий людина, з якою неможливо взаємодіяти. Взаємодія дуже важлива. Мешканці повинні відчувати, що можуть спілкуватися з учасниками ради спільноти та справді впливати на прийняті рішення всередині організації. Якщо такого немає, значить управління робить щось не так. Це має бути вільний зв'язок, який вовлекає спільноту — а не односторонній бізнес-зв'язок між менеджментом і членами ради. Робота з скаргами та питаннями правил може стати важливою частиною підвищення вовлеченості.

Фінанси

Фінансова сторона роботи HOA полягає в плануванні бюджету, зборі внесків та управлінні фондом резерву. Хоча деякі адміністративні або бухгалтерські обов'язки можуть бути безпосередньо на раді директорів, управляючий нерухомістю повинен координувати все. Використання програмного забезпечення для управління нерухомістю при плануванні бюджетів, витратах, обліку фонду резерву, управлінні постачальниками та централізованому доступі для оплати внесків — найкращий спосіб бути максимально ефективним у цій важливій галузі. Використання електронного банкінгу виключає необхідність подорожувати до банку після оплати внесків. Можливість сканувати чеки та групова обробка платежів робить оплату зручнішою для власників. Навіть можна використовувати програмне забезпечення для надання планів оплати або відстрочених платежів, якщо це потрібно мешканцям. Використання програмного забезпечення для зростання фінансів спільноти робить його ефективним бухгалтерським інструментом, але воно особливо добре при плануванні бюджету та прогнозуванні. Використовуючи минулі та поточні дані, легше створити хороший бюджет, керувати фондом резерву та загалом легко керувати всіма фінансовими аспектами HOA.