Fünf Elemente des erfolgreichen Immobilienmanagements

Kommunikation

In jeder Eigentümergemeinschaft (HOA) gibt es eine Reihe von Regeln und Bestimmungen, die von den Bewohnern eingehalten werden müssen. Für HOA-Führer ist das Einhalten dieser Regeln Teil ihrer Verantwortung. Ohne eine hervorragende Kommunikation wird das Management zu einer sinnlosen Beschäftigung. Gute Kommunikation besteht in der Nutzung geeigneter Plattformen zur Verbindung, sei es über Vorstandssitzungen, SMS-Nachrichten oder Mitteilungen in Gemeinschaftsbereichen. Geben Sie jedem Bewohner die Möglichkeit an Vorstandssitzungen teilzunehmen und machen Sie alle wichtigen Mitteilungen möglichst auffällig. Soziale Netzwerke können ebenfalls eine offene Kommunikation fördern und zur Gemeinschaftsbildung beitragen. Stellen Sie sicher, dass die Kontaktinformationen der Bewohner und Vorstandmitglieder immer aktuell sind. Auf diese Weise können alle jederzeit effektiv miteinander kommunizieren.

Entschlossenheit

Noch ein Schlüsselelement effektiven Führungsstils ist Entschlossenheit. Die Fähigkeit, schnell und qualitativ hochwertige Entscheidungen zu treffen, die am besten für die Hausbesitzer sind. Möglicherweise sind Reparaturarbeiten an verschiedenen Objekten oder in Gemeinschaftsbereichen erforderlich. Oder es wird eine Regelung infrage gestellt oder jemand hält sie nicht ein. In diesen Fällen müssen schnelle Entscheidungen getroffen werden. Gut durchdachte Entscheidungen kommen nicht einfach so auf die Mannschaft. Es ist wie bei der Suche nach einer Hausratversicherung; der beste Weg ist eine umfangreiche Recherche vor der Entscheidungsfindung. Um fundierte Entscheidungen zu treffen, muss der Manager verstehen, was passiert, welche Risiken und mögliche Konsequenzen bestehen. Wenn etwas an das Management gelangt, muss es bewertet werden: Was ist die Natur des Problems? Kann es schnell durch Regelungen oder CC&Rs gelöst werden? Braucht es eine tiefere Untersuchung? Welche Optionen haben Sie? Indem Sie diese Fragen stellen und sie mit dem HOA-Vorstand diskutieren, können Sie rasch wichtige Entscheidungen zu jeder möglichen Problematik treffen.

Umgang mit Beschwerden

Oft geht etwas schief, und ein Bewohner benötigt eine schnelle Lösung für ein bestimmtes Problem. Stellen Sie sicher, dass Ihre Bewohner die Covenant, Bedingungen und Einschränkungen der HOA verstehen, indem Sie ihnen eine Kopie bei Umzug in die Gemeinschaft mitgeben. Es sollte ein formeller Beschwerdeprozess beschrieben in den CC&Rs geben, um Bewohnern zu helfen. Es ist gut, wenn Sie selbst diesen Prozess kennen, da Ihnen diese Fragen zugeschrieben werden. Bei Erhalt einer Beschwerde behandeln Sie sie professionell. Bieten Sie eine Plattform zur Verständigung an und erkennen Sie zunächst die Sorge an. Dann prüfen Sie die Regeln und Verwaltungsdokumente, um die Beschwerde zu bewerten. Anschließend wird dies dem Vorstand zur Diskussion und möglichen Lösung vorgelegt. Danach müssen Sie den Bewohner über die Entscheidung informieren. Der größte Teil der Arbeit mit Beschwerden besteht in Professionalität und Empathie, aber die Nutzung verfügbarer Ressourcen hilft Ihnen dabei, das Problem für alle Beteiligten erfolgreich zu lösen.

Beziehungen

Beziehungen sind unverzichtbarer Bestandteil des menschlichen Erlebens, daher ist es eine gute Praxis, Nachbarn und andere Bewohner der HOA kennenzulernen. Es ist schön zu wissen, wer Ihre Nachbarn sind und sie zu zeigen, dass Sie kein Fremder sind, mit dem man nicht kommunizieren kann. Interaktion ist sehr wichtig. Die Bewohner sollten das Gefühl haben, mit Vorstandmitgliedern kommunizieren und tatsächlich Einfluss auf die getroffenen Entscheidungen innerhalb der Organisation nehmen zu können. Wenn dies nicht der Fall ist, dann macht das Management etwas falsch. Es sollte eine freie Kommunikation sein, die die Gemeinschaft einbezieht – nicht nur eine einseitige Geschäftsverbindung zwischen Management und Vorstand. Der Umgang mit Beschwerden und Regelungsfragen kann eine wichtige Rolle bei der Steigerung der Beteiligung spielen.

Finanzen

Die finanzielle Seite der HOA-Arbeit umfasst die Budgetplanung, die Erhebung von Beiträgen und das Management des Reservetopfs. Obwohl einige administrative oder buchhaltungstechnische Verpflichtungen direkt beim Vorstand liegen, muss der Immobilienmanager alles koordinieren. Die Nutzung von Software zur Immobilienverwaltung bei der Budgetplanung, Ausgaben, Reservetopf-Buchhaltung, Lieferantenmanagement und zentralisierter Zahlungsabwicklung ist der beste Weg, um in diesem wichtigen Bereich maximal effizient zu sein. Die Nutzung elektronischer Bankdienste eliminiert die Notwendigkeit von Bankbesuchen nach Beitragszahlungen. Die Möglichkeit zum Scannen von Schecks und Stapelverarbeitung von Zahlungen macht die Bezahlung für Besitzer bequemer. Sie können sogar Software zur Bereitstellung von Zahlungsplänen oder Ratenzahlungen verwenden, falls diese für Bewohner erforderlich sind. Die Nutzung von Software zur Finanzentwicklung der Gemeinschaft macht sie zu einem effizienten Buchhaltungsinstrument, aber besonders gut ist sie bei der Budgetplanung und Prognose. Mit Hilfe früherer und aktueller Daten lässt sich leicht ein gutes Budget erstellen, den Reservetopf verwalten und insgesamt alle finanziellen Aspekte der HOA gut steuern.