Cinco elementos del éxito en la gestión inmobiliaria

Comunicación

En cualquier asociación de propietarios (HOA) existen una serie de reglas y regulaciones que deben ser cumplidas por los residentes. Para los líderes de la HOA, el cumplimiento de estas reglas es parte de sus responsabilidades. Sin una comunicación efectiva, la gestión se vuelve un ejercicio inútil. Una buena comunicación implica usar las plataformas adecuadas para comunicarse, ya sean reuniones del consejo, mensajes SMS o anuncios en zonas comunes. Proporciona a cada residente la oportunidad de participar en las reuniones del consejo y haz que los anuncios importantes sean lo más visibles posible. Los grupos en redes sociales también pueden mantener una comunicación abierta y fomentar la creación de comunidad. Asegúrate de que la información de contacto de los residentes y miembros del comité esté siempre actualizada. De esta manera, todos podrán comunicarse de forma efectiva en cualquier momento.

Decisión

Otro elemento clave de un liderazgo efectivo es la decisión. La capacidad de tomar decisiones rápidas y eficaces que beneficien mejor a los propietarios. Puede requerirse trabajo de reparación en diversos objetos o zonas comunes. Podría cuestionarse alguna cláusula de las reglas o alguien puede no cumplirlas. En estos casos, es necesario tomar decisiones rápidas. Las decisiones bien consideradas no llegan a la comisión por casualidad. Es como buscar un seguro del propietario; el mejor camino es realizar una investigación exhaustiva antes de tomar una decisión. Para tomar una decisión bien fundamentada, el administrador debe comprender lo que está sucediendo, cuáles son los riesgos y posibles consecuencias. Cuando algo llega a la gestión, debe ser evaluado: ¿cuál es la naturaleza del problema? ¿Se puede resolver rápidamente con las reglas o CC&Rs? ¿Es necesario un análisis más profundo? ¿Cuáles son tus opciones? Haciendo estas preguntas y discutiéndolas con el consejo de la HOA, podrás tomar decisiones importantes sobre cualquier problema posible.

Gestión de quejas

A veces algo sale mal y un residente necesita una solución rápida a un problema específico. Asegúrate de que tus residentes entiendan los convenios, condiciones y restricciones de la HOA proporcionándoles una copia al mudarse a la comunidad. Debe haber un proceso formal de apelación descrito en las CC&Rs para ayudar a los residentes. Es bueno que tú mismo conozcas este proceso, ya que serás quien tenga que resolver estas cuestiones. Al recibir una queja, maneja el asunto profesionalmente. Proporciona un espacio para entender la preocupación, reconociendo primero la inquietud. Luego consulta las reglas y documentos de gestión para evaluar la queja. Posteriormente, esto debe ser presentado ante el consejo para su discusión y posible solución. Finalmente, debes informar al residente sobre la decisión tomada. La mayor parte del trabajo con quejas se basa en profesionalismo y empatía, pero usar recursos disponibles te ayudará a resolver el asunto exitosamente para todas las partes.

Relaciones

Las relaciones son una parte inseparable de la experiencia humana, por lo que conocer a los vecinos y otros residentes de la HOA es una buena práctica. Es agradable saber quiénes son tus vecinos y permitirles saber que no eres una persona extraña con la cual es imposible interactuar. La interacción es muy importante. Los residentes deben sentir que pueden comunicarse con los miembros del consejo de la comunidad y realmente influir en las decisiones tomadas dentro de la organización. Si esto no ocurre, entonces la gestión está haciendo algo mal. Debe haber una comunicación libre que involucre a toda la comunidad, no solo una relación comercial unilateral entre el management y los miembros del consejo. La gestión de quejas y cuestiones relacionadas con las reglas puede convertirse en una parte importante del compromiso comunitario.

Finanzas

La faceta financiera de trabajar con una HOA implica planificación presupuestaria, recaudación de cuotas y gestión del fondo de reserva. Aunque algunas obligaciones administrativas o contables pueden estar directamente en el consejo de administración, el gestor inmobiliario debe coordinar todo. El uso de software para gestión inmobiliaria al planificar presupuestos, gastos, contabilizar el fondo de reserva, gestionar proveedores y ofrecer acceso centralizado para pagar cuotas es la mejor forma de ser lo más eficiente posible en esta área tan importante. Usar servicios bancarios electrónicos elimina la necesidad de ir al banco después del pago de cuotas. La posibilidad de escanear cheques y procesar pagos por lotes hace que el pago sea más conveniente para los propietarios. Incluso puedes usar software para ofrecer planes de pago o pagos diferidos si los residentes lo necesitan. El uso de software para el crecimiento financiero comunitario hace que sea una herramienta contable eficiente, pero especialmente útil en la planificación presupuestaria y pronósticos. Usando datos históricos y actuales, es más fácil crear un buen presupuesto, gestionar el fondo de reserva y en general manejar todos los aspectos financieros de la HOA.