Cómo abrir y desarrollar con éxito una estudio de diseño: 6 consejos

Ya llevas varios años en el sector de diseño y planificación de espacios, tienes un amplio portafolio y clientes fijos. ¿Parece que es hora de abrir tu propia estudio?

Al igual que en cualquier otro campo, no puedes hacerlo sin la ayuda de un profesional. Pedimos al fundador del servicio de diseño de interiores Tim & Team y del estudio de diseño “Estudio 3.14” Timur Abdurahmanov que compartiera algunas recomendaciones importantes.

Timur Abdurahmanov es un experto, fundador y director general del servicio de diseño de reformas Tim & Team

Consejo 1: formula claramente tu objetivo

Siempre debes comenzar no con deseos, sino con un objetivo: define por qué quieres abrir tu propio estudio, qué esperas lograr y en qué plazo.

Se específico. “Quiero construir un estudio de diseño exitoso” no es un objetivo. Un objetivo bien definido puede parecerse a: “Quiero tener un ingreso neto mensual de 300 mil rublos, recibir al menos 50 solicitudes al mes y firmar al menos cinco contratos con un promedio de 300 mil rublos por proyecto.”

Comenzar siempre con un objetivo, no con un deseo: define por qué quieres abrir tu propio estudio, qué esperas lograr y en qué plazo.

Diseño: 'Estudio 3.14', 'Minimalismo con elementos de loft'

Consejo 2: planifica tu modelo de negocio

Un punto importante es elegir la forma jurídica de tu actividad.

Lo mejor para un micro-negocio son las formas como Empresa Individual (EI) y Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL). Además, el sistema tributario para estas formas es simplificado (RUS), lo que facilita mucho la contabilidad. En los primeros tiempos, incluso puede gestionarse remotamente. Hay muchos servicios que lo hacen por completo, como el banco Punto, cuya gran ventaja radica en que no necesitas entender todos los detalles contables y cálculos —el servicio del banco lo hará por ti. Otra ventaja es que se integra con los principales servicios contables.

Para nosotros elegimos SRL: la empresa tenía varios fundadores.

Otra opción es contratar un contable remoto. Puedes encontrarlo por recomendación de conocidos emprendedores o con la ayuda de tu banco para seleccionar uno. El mismo banco Punto ofrece este servicio. Pero recuerda: sin importar cuán profesional sea la persona, el control de los aspectos clave sigue siendo responsabilidad tuya como emprendedor, por lo que tendrás que aprender los fundamentos en cualquier caso.

El control de todos los aspectos clave sigue siendo responsabilidad tuya como emprendedor, por lo que tendrás que aprender los fundamentos en cualquier caso.

Hemos pasado por los siguientes pasos:

– gestión personal de la contabilidad;
– contratación de un contable remoto;
– contratación de un contable a medio tiempo con aumento en el volumen de tareas;
– colaboración con una agencia profesional cuando apareció un director financiero dentro de la empresa.

No olvides que el estado contable y la gestión financiera son cosas diferentes. La planificación financiera y de gestión siempre son responsabilidad directa del emprendedor, por lo que no recomiendo delegarla a nadie. Tú mismo debes definir los principales artículos de ingresos y gastos, dividirlos entre proyectos y otros, elaborar un plan financiero y modelo.

Diseño: 'Estudio 3.14', 'Loft inusual para una familia inusual'

Consejo 3: tu capital principal es el equipo

No podrás manejar tú solo el flujo de clientes que esperan tu estudio en caso de un desarrollo exitoso del negocio. Necesitas un equipo profesional.

Es importante entender y definir claramente para ti qué puedes ofrecer a un empleado. Cuando “Estudio 3.14” empezó, contratamos muchos diseñadores con horarios flexibles y también con la posibilidad no solo de ejecutar sus propios proyectos sino también llevarlos a la implementación práctica dentro de nuestra empresa.

Para un artista creativo, es importante el reconocimiento, por eso siempre indicamos al autor del trabajo y al equipo del proyecto, además fomentamos el desarrollo de la marca personal del diseñador.

No podrás manejar tú solo el flujo de clientes que esperan tu estudio en caso de un desarrollo exitoso del negocio. Necesitas un equipo profesional.

Equipo de Tim & Team trabajando

Consejo 4: encuentra un socio

Es difícil emprender un negocio solo, especialmente en los campos de IT y las industrias creativas. La gente comienza con una idea en la cocina y luego juntas se ponen a trabajar en su realización. Cada uno aporta según sus competencias y recursos. Por eso mi consejo es encontrar un socio con quien compartas inversiones, responsabilidades y carga.

Independientemente de si trabajas con un amigo o atraes a un inversor serio desde afuera, tu relación debe basarse en confianza mutua y los mismos intereses. Eso no anula la necesidad de firmar un contrato que defina todas las condiciones y responsabilidades de ambas partes.

Desde 2013 he trabajado con diferentes socios y puedo decir con certeza que, al aumentar la cantidad de información y tareas, llega un momento en el que la confianza inicial, desde la cual todo comenzó, se agota. Debes prever ese momento y hacerlo lo más transparente posible mediante el negocio. CRM y sistemas de contabilidad sistémica ayudan en esto.

Diseño: Tim & Team, 'Minimalismo en tonos púrpuras'

Consejo 5: elige tu banco

Actualmente hay muchas ofertas con buen servicio y herramientas convenientes en el mercado.

Cuando abrimos “Estudio 3.14” en 2015, todos los empleados trabajaban desde casa. Por eso para nosotros era muy importante el acceso al cliente bancario desde cualquier lugar y con múltiples socios a la vez. En ese entonces, nadie más ofrecía este servicio excepto el banco Punto. Nuestra empresa creció, surgieron nuevas entidades jurídicas y el banco ofreció nuevos servicios convenientes. Por eso, durante todo este tiempo utilizamos solo sus servicios.

Cuando abrimos “Estudio 3.14” en 2015, todos los empleados trabajaban desde casa. Por eso para nosotros era muy importante el acceso al cliente bancario desde cualquier lugar y con múltiples socios a la vez. En ese entonces, nadie más ofrecía este servicio excepto el banco Punto.

Actualmente, por ejemplo, usamos activamente la aplicación móvil del banco Punto. Con ella realizamos pagos en cualquier momento del día y noche y desde cualquier lugar —a menudo necesitas pagar algo urgentemente mientras estás en el lugar del proyecto o conduciendo.

Piensa qué es lo más importante para ti: banco online, aplicación móvil, asesor financiero personal o quizás todo combinado. Dedica tiempo a esto antes de abrir tu estudio para evitar futuras complicaciones.

Diseño: Tim & Team, 'Loft luminoso'

Consejo 6: gestiona tus finanzas

Gestionar las finanzas es la base para la supervivencia de tu negocio. Se dice que “el dinero es la sangre del negocio”, debe circular constantemente. Las finanzas consisten en ingresos y gastos. El primero son ventas. Piensa cómo puedes aumentarlas. El volumen de ventas depende de factores como el monto promedio por transacción y la cantidad de operaciones. Lo más importante son tus gastos. Al inicio, los costos fijos deben tender a cero.

En diseño y planificación, al igual que en el trabajo con contratistas, siempre deben estar claramente definidos los volúmenes de trabajo y honorarios por ellos, así como los requisitos de calidad. Esto no es fácil, surgirán situaciones discutibles. Debes estar preparado para ello.

En lugar de efectivo, chequeras y recibos, usa tarjetas corporativas convenientes para gastos empresariales: con ellas puedes hacer todas las operaciones contables, establecer y modificar límites de pagos y considerar algunos gastos como deducibles para el negocio, reduciendo así la base imponible.

En diseño y planificación, al igual que en el trabajo con contratistas, siempre deben estar claramente definidos los volúmenes de trabajo y honorarios por ellos, así como los requisitos de calidad.

No te apresures a alquilar oficina o contratar empleados en plantilla. Si eres diseñador, puedes llevar a cabo reuniones con clientes directamente en los lugares o en cafeterías o espacios de coworking convenientes. Puedes organizar tu trabajo y el de tus colegas también en un espacio de coworking o rentar un pequeño oficina inteligente, del que puedes renunciar en cualquier momento.

Con el crecimiento del personal y los requisitos de seguridad, puedes considerar la opción de tener una oficina, aunque esta decisión debe ser financieramente justificada.

Diseño: Tim & Team, 'Estilo escandinavo'

Foto por Tim & Team: Vadim Churakov