ただし、3つのタスクというのは1日にできることがたった3つだけという意味ではありません。食器の洗い方、電話応対、通勤、仕事上の連絡、買い物、その他の日常的な義務はどこにも消えてしまうわけではありません。単に、それらの中に明確な目安が生まれるだけです。今日、本当に達成しようと努めるべき3つの結果は何かという目安です。
方向性ではなく、具体的な結果を選びましょう
「仕事」「家」「家族」といった表現は計画のように聞こえますが、実際には管理しにくいものです。いつその目標が達成されたと見なせるのかも不明確です。明確な完了時点があるものを選ぶ方がはるかに便利です。
例えば、「仕事をする」の代わりに「レポートを送信する」と設定したり、「修理を済ませる」の代わりに「職人に電話して日時を決める」としたり、「書類を準備する」の代わりに「書類一式を集めて確認する」としたりできます。
シンプルで良い目安としては、主要な作業を終えた後に、何が具体的に変わったのかが明確でなければならないということです。タスクが大きすぎて、一つの明確な行動だけでは終わらない場合は、分割して処理する方が良いでしょう。「すべての書類を整理する」のではなく、「申請用の書類をまとめる」といった具合です。「家の中を片付ける」のではなく、具体的で完了可能な作業範囲を設定しましょう。
まずは実際の1日を見てみましょう
3つのタスクは紙の上では同じように見えます。落ち着いた日であれば、大きなもの1つと小さなもの2つは十分にこなせるかもしれません。しかし、先にいくつかの会議や移動、その他の義務がある場合、中程度のタスク3つでさえも負担になり得ます。
そのため、計画を立てる前には、カレンダー上の空いている時間だけでなく、実際に自分で作業できる時間がどれだけあるかも確認すると良いでしょう。移動や待ち時間、タスクの切り替え、昼食、そして普段の遅れも時間を消費します。
もし1日がすでに会議でいっぱいの場合、3つのタスクは次のように見えるかもしれません：
- 集中が必要なタスク1つ；
- 他の義務の合間に本当に終わらせられる短いタスク2つ。
スケジュールに適切な空き時間があれば、別の日により多くの作業を計画することもできます。この方法では毎日同じ負荷が求められるわけではなく、むしろ状況に応じて対処することがその目的です。
3つの難しい作業を連続して行わないこと
時間が十分にあっても、3つの難しいタスクを次々と行うのが常に賢明とは限りません。数時間集中した後では生産性が通常変化するため、大きな作業ブロックの間にはもっと簡単な具体的な行動を入れることができます。
例えば、複雑な仕事資料の準備が終わったら、短時間の電話をかけたり、些細な家事を片付けたりします。その後、次の重要なタスクに戻ります。このような順序は、些細なことを重要視するわけではなく、単に活動内容を少し変えるだけです。
ただし、もう一つの極端、つまり簡単に思える些細な作業で一日を埋め尽くすことは避けるべきです。3つの主要なタスクの中に本当に注意が必要なものがある場合、それを終わりのない短い仕事のリストで追いやってはいけません。
他人に依存することから始めましょう
特に、他者の協力や組織の対応が必要な業務を優先的に処理すると役立ちます。同僚への返信、専門家への予約、機関への電話、書類の受領、会議の確認などは、すべて自分だけで進められるわけではありません。
そのような作業を夕方に回すと、必要な人がもう返信してくれないか、機関が閉まっていることに気づくかもしれません。そのため、一日の始めには以下を確認しておくとよいでしょう：
- 他者の返信が必要な業務は何か；
- 処理に時間的制約のある業務は何か；
- まず情報を得る必要があるタスクは何か。
これらを確認した上で、どこにも消えず、他者のスケジュールに左右されない業務は、安心して夕方に回すことができます。
他のすべてのことのためにスペースを残しておきましょう
3つの主要なタスクは、その下に次第に20個もの項目が増えていくような見出しにはなってはいけません。すべてをそこに書き込んでしまうと、制限機能はもはや役立たなくなります。他のタスクは別途、小さな追加リストにまとめておく方が良いでしょう。空き時間ができたときに、その時の状況やエネルギー、残りの時間に合わせて適切なものを選べます。今日は短い電話通話かもしれませんし、明日は家事の依頼かもしれません。
その際、最も重要な3つのことは常に目に留めておく必要があります。それらは今日の全体的な生活を左右するわけではなく、現在の業務の中で特に見失ってはならない3つの成果を指します。
タスクを自動的に先送りしない
もし夜になってもいくつかの項目が未完了のままだと、必ずしも機械的にそれを明日に回す必要はありません。まず、なぜそのタスクが完了しなかったのかを理解するべきです。
時間が足りなかったのかもしれません。作業に必要な情報が得られなかったのかもしれません。また時には1日のうちに状況が変わり、そのタスクがもはや重要でなくなることもあります。どの場合でも次に取るべき行動は異なります。別途時間を割くか、まず情報を集めるか、あるいはそのタスクを計画から外すかのどれかです。
ミーティングや主要な業務の間に少し余裕を持たせることも有効です。これは怠惰のためではなく、日常生活のために必要なものです。交通機関が遅れたり、メッセージに返信しなければならなかったり、食事をしたり、単に短い休憩が必要になったりするからです。1分の空き時間もないようにスケジュールを詰め込んでしまうと、わずかな遅れが他の3つのタスクをすべて夜遅くまでずらしてしまいます。
1日の終わりには短いチェックで十分
夜にわざわざ別の計画セッションを行う必要はありません。実際に完了したことを確認し、依然として重要であれば未完成のタスクに対する最初のステップをメモすれば十分です。時には3つすべてが完了することもありますし、2つだけの場合もあります。それはその日がうまくいかなかったという意味ではありません。途中で諦めざるを得なかった5つの未完了タスクよりも、2つの重要な成果を達成した方が有益であることもあるのです。
これがこの手法の意義です。3つの主要なタスクというのは、魔法のような数字でも自分自身との競争でもありません。それは単なる制限条件であり、多くの通常の業務の中から本当に重要な成果をいくつか守り、毎日を全て完了させることが不可能な終わりのないリストに変えてしまうのを防ぐためのものです。
