अपने कार्यालय को पुनः जीवंत बनाएं: इन सुझावों को आजमाएं
जिस ऑफिस कॉम्प्लेक्स में आपका व्यवसाय स्थानांतरित हुआ है, वह बहुत ही आकर्षक है। फर्श के टाइलें चमकदार हैं, शौचालयों में कभी भी धूल का एक छोटा सा कण भी नहीं होता, और जिस सुरक्षा गार्ड से आप हर सुबह गुजरते हैं, वह हाथ हिलाकर एवं मुस्कुराकर अभिवादन करता है, मानो वह ‘बालामोरी’ नामक धारावाहिक में फंसा हो। लेकिन किसी ऑफिस को ऐसी जगह बनाना जहाँ आप वास्तव में हर दिन जाना चाहें, यह इस बात पर निर्भर करता है कि आप अपने ही कार्यस्थल को कैसे प्रस्तुत करते हैं। हर आंतरिक स्थान तुरंत ही उपयोग के लायक नहीं होता, इसीलिए किराए का अनुबंध करने से पहले न्यूयॉर्क शहर के ऑफिस स्थानों की उपलब्धता एवं अपने विकल्पों का मूल्यांकन करना एक आवश्यक पहला कदम हो सकता है।
लेकिन वह तो केवल वही कॉम्प्लेक्स है जिसे आपने किराए पर लिया है। वास्तव में जिस कमरे में आप रह रहे हैं, उसमें अक्सर एक बेकार पड़े झाड़ूदान की अलमारी की सभी पहचानने योग्य विशेषताएँ मौजूद होती हैं। उसकी दीवारें उदास कर देने वाले नगरपालिका-शैली के धूसर रंग की होती हैं, उसकी मेजें ऐसी लगती हैं मानो उन्हें आइकिया के सस्ते सामानों के विभाग से ही निकाला गया हो, और वहाँ तो पूर्ण ग्रहण के समय जितनी ही दिन की रोशनी आती है।
अपने कार्यालय को नई ऊर्जा देने हेतु थोड़ा DIY इंटीरियर डिज़ाइन करने का समय आ गया है। जब आपकी टीम किसी छोटे-से, बदहाल स्थान पर काम करती है, तो कम मनोबल एवं और भी कम उत्पादकता अनिवार्य रूप से ही होती है। एवं कम उत्पादकता के कारण लाभों में तीव्र गिरावट आ जाती है।
आप तो अपनी आकर्षक वाणिज्यिक इमारत की प्रतिष्ठा को खराब नहीं करना चाहेंगे। तो कंपनी को दिवालिया बनाए बिना बजट के अनुकूल कार्यालय का रूपांतरण कैसे किया जाए?
वास्तविक सुरक्षा
बुनियादी सुरक्षा को कभी नज़रअंदाज़ न करें: मजबूत विस्फोट-रोधी बाधाएँ एवं अग्नि-सुरक्षा उपाय, सजावट पर पैसा खर्च करने से पहले ही आपके व्यवसाय की रक्षा करते हैं।
इतिहास में आग ने सबसे प्रतिष्ठित व्यावसायिक परिसरों को भी नष्ट कर दिया है। यह तेजी से फैल सकती है, कागजी फाइलों एवं पुराने केबलों को बिजली की तरह नष्ट करते हुए एक ही घातक हमले में सब कुछ खत्म कर देती है। लोहे जैसी मजबूत बीमा योजना होने के बावजूद भी, कई व्यवसायों को अपने कार्यस्थल को आग से नष्ट होने के बाद फिर से खड़ा होने में कठिनाइयों का सामना करना पड़ता है।
आपको हमेशा अपने कार्यालय की बुनियादी सुरक्षा में सुधार को तत्काल प्राथमिकता देनी चाहिए। जब तक आप इसे रोकने हेतु सक्रिय कदम नहीं उठाते, कोई भी आपदा किसी भी समय उत्पन्न हो सकती है।
हमारी राय में, अपनी दीवारों में कुछ आग-रोधक बाधाएँ लगाना आग लगने की स्थिति से निपटने का सबसे अच्छा तरीका है। यदि इन्हें सही प्रदाता से खरीदा जाए, तो ये चार घंटे तक आग को रोक सकती हैं, जिससे आपको आपातकालीन सेवाओं को बुलाने हेतु पर्याप्त समय मिल जाता है।
21वीं सदी का रंग-सौंदर्य
आत्मा-दबाने वाली क्यूबिकल संरचनाओं को छोड़कर, प्रकृति-प्रेमी सजावट, आरामदायक बैठने की व्यवस्था, एवं ऐसे बहुमुखी क्षेत्रों का उपयोग करें जो बड़े पैमाने पर मरम्मत लागत के बिना ही मनोबल बढ़ाएँ।
अब आपका कार्यस्थल पुराना एवं नीरस नहीं दिख सकता। यदि आपके वातावरण में ऊर्जा की कमी है, तो शुरुआत करने से पहले ही अपना सामान पैक कर लेना बेहतर होगा। हर सफल व्यवसाय को ऐसा ऊर्जावान कार्यस्थल चाहिए जो 21वीं सदी की भावना के अनुरूप हो। जब तक आपके पास सदियों पुरानी अनोखी विरासत न हो, तब तक आपको उसी तरह दिखना ही होगा।
गूगल जैसी कंपनियों को देखें। दुनिया भर में उनके कार्यालयों में आधुनिकता के स्पष्ट संकेत मौजूद हैं:
- जीवंत रंग एवं अभिव्यक्तिपूर्ण दीवार-कलाएँ, ताकि चिकित्सा-जैसे सफ़ेद-बॉक्स दिखावे से छुटकारा मिल सके
- बीनबैग्स, आर्केड मशीनें, एवं विशेष आराम क्षेत्र
- बहु-कार्यात्मक विभाजन जो गतिशील टीम क्षेत्रों एवं शांत ध्यान केंद्रों के बीच संतुलन बनाता है
- ऐसी गतिशील, अनुकूलनीय मेजें जो वास्तविक सहयोग को बढ़ावा देती हैं
स्मार्ट ऑफिस सुधार विचारों पर किए गए एक संक्षिप्त सर्वेक्षण से पता चलता है कि कठोर क्यूबिकल डिज़ाइन पूरी तरह से पुराने हो चुके हैं। अपने ऑफिस वातावरण को बेहतर बनाने हेतु आवश्यक हैं व्यावहारिक, मानव-अनुकूल उपाय जिनके लिए किसी भी संरचनात्मक परिवर्तन की आवश्यकता नहीं होती:
- बायोफिलिक डिज़ाइन: मजबूत घरेलू पौधे लगाएं एवं प्राकृतिक दिन की रोशनी का अधिकतम उपयोग करें, ताकि उदास कोनों में तुरंत उत्साह आए एवं स्क्रीन से होने वाली थकान दूर हो।
- व्यवस्थित संरचना: मॉड्यूलर शेल्फिंग एवं सख्त केबल प्रबंधन प्रणाली लागू करें, ताकि उलझी हुई तारें आपके फर्श को नुकसान न पहुँचा सकें।
- एर्गोनॉमिक सुधार: सहायक टास्क चेयरों एवं सिट-स्टैंड डेस्कों में निवेश करें, ताकि आपके कर्मचारियों को दोपहर तक पीठ संबंधी समस्याओं का सामना न करना पड़े।
आप कोई मीडिया एजेंसी, चार्टर्ड अकाउंटेंटों की टीम, या एक छोटा सॉफ्टवेयर स्टूडियो चला रहे हों — किसी भी स्थिति में, एक विचारशील एवं आधुनिक कार्यालय व्यवस्था आपके कर्मचारियों में नई ऊर्जा लाएगी एवं आने वाले ग्राहकों को पूरी तरह प्रभावित करेगी।
