लंबी कार्य सूचियाँ क्यों काम नहीं करतीं?

विशेष रूप से परेशानी तब होती है जब एक ही स्थान पर बिल्कुल अलग-अलग चीजें होती हैं। “बैटरियाँ खरीदना”, “सर्विस सेंटर में फोन करना”, “दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करना” एवं “रसोई में मरम्मत करना” ऐसी ही चीजें हैं जो सूची में एक जैसी दिखती हैं, हालाँकि इनके लिए बिल्कुल अलग-अलग समय एवं प्रयासों की आवश्यकता होती है। परिणामस्वरूप यह सूची कोई कार्य योजना नहीं, बल्कि वह सारी चीजों की लंबी सूची बन जाती है जिन्हें कभी न कभी करने की इच्छा होती है।

लंबी सूचियों की मुख्य समस्याओं में से एक है विभिन्न परिमाणों वाले कार्यों का समान रूप। घर लौटते समय दांतों का मसूड़ों का तेल खरीदा जा सकता है, जबकि घरेलू अभिलेखों का विश्लेषण करने में कई शामें लग सकती हैं। यदि इन दोनों कार्यों को एक ही पंक्ति में लिखा जाए, तो दिमाग उन्हें लगभग समान कठिनाई वाले मान लेता है।

ऐसी स्थिति में बड़े कार्य अक्सर इतने विशाल दिखाई देते हैं कि उन्हें स्थगित करने का मन करता है। इसलिए परियोजनाओं एवं विशिष्ट क्रियाओं को अलग-अलग करना उपयोगी है। उदाहरण के लिए, “अभिलेखों का विश्लेषण करना” के बजाय पहला कदम “दस्तावेजों को एक बॉक्स में इकट्ठा करना” लिखा जा सकता है। इसके बाद आगे क्या करना है, यह तय करना आसान हो जाता है।

“फोन करें” जैसा बिंदु लगभग बेकार है। किसे फोन करना है? क्यों? क्या जानना है? यह कब संभव होगा? चूँकि इन सवालों के जवाब तो कार्य करते समय ही देने पड़ते हैं, इसलिए एक छोटा सा कार्य भी अचानक ही अतिरिक्त समय की माँग करने लगता है।

किसी कार्य को विस्तार से लिखना बहुत ही व्यावहारिक है: किसे फोन करना है, किस मुद्दे पर, और यदि यह किसी अन्य व्यक्ति के समय-सारणी पर निर्भर है, तो कब फोन किया जा सकता है। ऐसा करने से कार्य को किसी विशेष दिन के लिए आसानी से निर्धारित किया जा सकता है एवं सभी विवरणों को मन में रखने की आवश्यकता नहीं पड़ती।

हालाँकि, जिस कार्य का संबंध किसी अन्य व्यक्ति से है, उसके लिए उसकी उपलब्धता जाँचे बिना कोई कठोर समय निर्धारित नहीं करना चाहिए। अन्यथा कैलेंडर में एक सुंदर योजना तो बन जाएगी, लेकिन उसे पूरा करना संभव नहीं होगा।

कभी-कभी लंबी सूचियों में ऐसे कार्य भी शामिल हो जाते हैं, जिन्हें व्यक्ति वास्तव में करने का निर्णय ही नहीं लेता। किसी ने कहा होता है, कभी करने की इच्छा होती है, यह करना अच्छा रहेगा, “करना ही पड़ेगा” या “कभी काम आएगा” — और ये सब धीरे-धीरे वास्तविक दायित्वों में मिल जाते हैं।

प्रत्येक बिंदु से पहले खुद से एक सरल सवाल पूछना उपयोगी है:क्या यह वास्तव में मेरा कार्य है या बस ऐसा विचार है जिसे मैंने अभी कहीं रखा ही नहीं?

ऐसे नोट्स को सैद्धांतिक रूप से कुछ समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

• वे कार्य जिन्हें वास्तव में करना ही आवश्यक है;
• भविष्य के लिए विचार एवं योजनाएँ;
• दूसरे लोगों की विनतियाँ या अपेक्षाएँ।

सामान्य सूची लंबी हो सकती है — और इसमें कुछ भी गलत नहीं है। समस्या तब शुरू होती है, जब सुबह ही उस सूची के सभी तीस बिंदु आज के दिन की योजना में बदल जाते हैं।

भले ही औपचारिक रूप से सभी कार्य छोटे हों, लेकिन उनके बीच यात्रा, मुलाकातें, घरेलू काम, संदेश, अप्रत्याशित देरी एवं सामान्य थकान जैसी चीजें मौजूद होती हैं। ऐसी योजना जिसमें कोई खाली जगह ही न रहे, पहली ही अप्रत्याशित घटना से टूट जाती है। इसलिए कुल सूची एवं आज की सूची में अंतर करना उपयोगी है। सामान्य संग्रह में सभी वर्तमान दायित्व रहते हैं, जबकि वास्तविक व्यस्तता को ध्यान में रखकर केवल कुछ ही निकटतम कार्य विशेष दिन के लिए चुने जाते हैं।

अप्रत्याशित कार्य का मतलब भूला हुआ कार्य नहीं होता। यदि कोई कार्य आज की सूची में नहीं आया, तो वह उपयुक्त समय आने तक कुल सूची में ही रहता है।

दस छोटे कार्यों को हटाना अच्छा लगता है: सूची में स्पष्ट रूप से कमी आती है, एवं प्रगति का अहसास होता है। लेकिन टिक की संख्या हमेशा वास्तविक परिणाम को नहीं दर्शाती।

पाँच खरीदारियाँ एवं कुछ छोटे फोन कॉल, एक महत्वपूर्ण कार्य जैसे तैयार समझौते को भेजने की तुलना में कम समय ले सकते हैं। इसलिए दिन के अंत में यह पूछना उपयोगी है कि “मैंने कितने बिंदु समाप्त किए?” ही नहीं, बल्कि “आज वास्तव में क्या प्रगति हुई?” भी।

ऐसा दृष्टिकोण सूची को टिक हटाने की संख्या के लिए होने वाली प्रतिस्पर्धा में बदलने से रोकता है। कभी-कभी एक पूरा हुआ बड़ा कदम, कई छोटे कार्यों की तुलना में अधिक परिणाम देता है।

लंबी सूचियाँ काम न करने लगने का एक और कारण यह है कि वे धीरे-धीरे पुरानी चीजों से भर जाती हैं। पुराने कार्य, दोहराव, अब अनावश्यक हो चुकी खरीदारियाँ एवं ऐसे कार्य जिनका कोई मतलब ही नहीं रह गया है, हफ्तों तक वहीं रह सकते हैं।

हर हफ्ते ध्यान से पूरी सूची को देखकर निम्नलिखित बातों की जाँच करनी चाहिए:

• कौन-से कार्य पहले ही पूरे हो चुके हैं;
• कौन-सी चीजें अब प्रासंगिक नहीं हैं;
• कौन-सी चीजें लगातार स्थानांतरित की जा रही हैं;
• कौन-से मुद्दे बहुत ही अस्पष्ट रूप से लिखे गए हैं।

सूची के साथ काम करने को आसान बनाने का एक और तरीका है – कार्यों को संदर्भ के आधार पर एक साथ रखना। उदाहरण के लिए, फोन कॉल, घरेलू कार्य, कंप्यूटर पर किए जाने वाले कार्य, तथा ऐसे कार्य जिन्हें यात्रा के दौरान या शहर में पूरा किया जाना है, उन्हें अलग-अलग रखा जा सकता है।

जब अचानक खाली समय मिल जाता है, तो यह विशेष रूप से सुविधाजनक होता है। यदि मिलने में बीस मिनट शेष हैं, तो दर्जनों आइटमों वाली पूरी सूची को देखने की आवश्यकता नहीं होती। केवल उपयुक्त समूह को खोलकर ही वही चुना जा सकता है जिसे वास्तव में पूरा किया जा सके। इसके अलावा, दैनिक योजना में थोड़ा अतिरिक्त समय छोड़ना बेहतर है। खाली समय कोई बर्बाद हुआ समय नहीं है, बल्कि वह स्थान है जिसमें पहले से अनुमान न लगाए जा सकने वाली चीजें आ सकती हैं।

एक अच्छी कार्य-सूची हमेशा पूरी तरह से छोटी होनी आवश्यक नहीं है। इसमें कई दायित्व, परियोजनाएँ एवं विचार शामिल हो सकते हैं। महत्वपूर्ण बात यह है:समग्र सूची में सभी प्रासंगिक चीजें होनी चाहिए, जबकि आज की सूची में केवल निकटतम कार्य ही दर्शाए जाने चाहिए।

जब ये दोनों कार्य आपस में मिलते नहीं हैं, तो लंबी सूची अपने आकार के कारण बोझ नहीं बनती। यह एक सामान्य कार्य-साधन बन जाती है: यह कुछ भी भूलने में मदद करती है, लेकिन साथ ही सब कुछ एक साथ करने का दबाव भी नहीं डालती।