Cependant, le fait de mentionner trois tâches ne signifie pas pour autant qu’il est permis d’en accomplir seulement trois par jour. La vaisselle, les appels, les déplacements, les messages professionnels, les achats et les autres obligations habituelles ne disparaissent pas pour autant. Il s’agit simplement d’avoir un point de référence clair : quels sont les trois résultats que l’on devrait vraiment s’efforcer d’obtenir aujourd’hui.
Choisissez non pas des directions, mais un résultat concret
Des expressions comme « travail », « maison » ou « famille » ressemblent à des plans, mais en réalité il est difficile de les gérer. On ne sait pas à quel moment une telle tâche peut être considérée comme terminée. Il est bien plus pratique de choisir des objectifs pour lesquels il existe un point final clair.
Par exemple, au lieu de « s’occuper du travail », on peut se fixer pour objectif d’« envoyer le rapport ». Au lieu de « s’occuper des réparations », on peut choisir d’« appeler le technicien et fixer une date ». Au lieu de « préparer les documents », on peut se donner pour but d’« rassembler et vérifier le dossier de documents ».
Un bon critère simple : après avoir accompli l’action principale, il doit être clair ce qui a exactement changé. Si la tâche est trop grande et ne peut être terminée par une seule action claire, il vaut mieux la diviser. Plutôt que « examiner tous les documents », par exemple « rassembler les documents nécessaires pour soumettre une demande ». Plutôt que « mettre de l’ordre à la maison », un travail spécifique et achevé.
Regardez d’abord une journée réelle
Trois tâches ne semblent identiques que sur le papier. En une journée calme, une tâche importante et deux plus petites peuvent être tout à fait réalisables. Mais si plusieurs rendez-vous, des déplacements et d’autres obligations attendent, même trois tâches de taille moyenne peuvent devenir un fardeau.
C’est pourquoi, avant de planifier, il est utile de regarder non seulement les heures libres dans le calendrier, mais aussi combien de temps reste réellement pour travailler en autonomie. Les déplacements, les attentes, le changement de tâche, les pauses déjeuner et les retards habituels prennent également du temps.
Si la journée est déjà remplie de rendez-vous, le trio peut ressembler à ceci :
- une tâche nécessitant de la concentration ;
- deux petites tâches qui peuvent réellement être terminées entre les autres obligations.
Le jour suivant, on peut planifier plus de travail si le calendrier présente des intervalles libres suffisants. Cette méthode ne requiert pas une charge égale chaque jour — au contraire, son but est justement de tenir compte des circonstances.
Évitez de faire trois tâches difficiles consécutivement
Même lorsqu’on a suffisamment de temps, il n’est pas toujours judicieux de s’atteler à trois tâches complexes l’une après l’autre. Après plusieurs heures de concentration, la productivité diminue généralement, c’est pourquoi on peut insérer entre de longues séries de travail une action plus simple et concrète.
Par exemple, après avoir préparé un document de travail complexe, passer un bref appel ou résoudre une petite question domestique. Ensuite, revenir à la tâche importante suivante. Une telle séquence ne fait pas des détails une priorité, mais crée simplement un léger changement d’activité.
Cependant, il convient d’éviter l’autre extrême : remplir toute la journée de petites tâches parce qu’elles semblent plus faciles. S’il y a parmi les trois tâches principales celle qui nécessite réellement de l’attention, il vaut mieux ne pas la remplacer par une liste infinie de missions rapides.
Commencez par ce qui dépend des autres
Il est particulièrement utile de s’occuper en premier lieu des tâches qui nécessitent la participation d’une autre personne ou l’intervention d’une organisation. La réponse d’un collègue, un rendez-vous chez un professionnel, un appel à une institution, la récupération d’un document ou la confirmation d’un rendez-vous peuvent dépendre non seulement de vous.
Si l’on reporte un tel geste au soir, on découvre que la personne concernée ne répond plus ou que l’institution est fermée. C’est pourquoi il convient de vérifier au début de la journée :
- quelles tâches dépendent de la réponse d’autrui ;
- quelles ont des horaires d’exécution limités ;
- pour quelles tâches il faut d’abord obtenir des informations.
Après cela, on peut tranquillement laisser de côté pour le soir ce qui ne disparaîtra nulle part et ne dépend pas du planning d’autrui.
Laissez de la place pour tout le reste
Les trois tâches principales ne doivent pas se transformer en un titre sous lequel apparaissent progressivement vingt autres points. Si l’on y inscrit absolument tout, le limiteur cesse de fonctionner. Il vaut mieux conserver les autres tâches séparément, dans une petite liste supplémentaire. Lorsqu’on a du temps libre, on peut en choisir une qui convient en fonction de l’espace disponible, de son énergie et du temps restant. Aujourd’hui, cela peut être un bref appel ; demain, une tâche ménagère.
Il faut garder ces trois points principaux en tête. Ils ne concernent pas toute la vie d’aujourd’hui, mais plutôt trois résultats qui sont particulièrement importants à ne pas perdre au milieu des tâches actuelles.
Ne reportez pas les tâches automatiquement
Si, le soir venu, l’un des points n’a pas été accompli, il n’est pas nécessaire de le reporter mécaniquement au lendemain. Il convient d’abord de comprendre pourquoi cela n’a pas fonctionné.
Peut-être qu’il n’y a pas eu assez de temps. Peut-être que les informations nécessaires pour travailler manquaient. Et parfois, en une journée, les circonstances changent et la tâche cesse simplement d’être pertinente. Dans chaque cas, la prochaine étape sera différente : allouer un temps dédié, obtenir d’abord les informations ou simplement retirer la tâche du plan.
Il est également utile de laisser un petit créneau entre les réunions et les tâches principales. Il sert non pas à ne rien faire, mais à la vie quotidienne : le transport est en retard, il faut répondre à un message, il est nécessaire de manger ou simplement prendre une courte pause. Si l’on planifie la journée sans aucun intervalle libre, un seul retard peut rapidement décaler toutes les tâches restantes jusqu’au soir.
Une brève vérification à la fin de la journée suffit
Il n’est pas nécessaire d’organiser une séance de planification distincte le soir. Il suffit de vérifier ce qui a vraiment été terminé et d’indiquer la première étape à suivre pour la tâche inachevée, si elle reste importante. Parfois, les trois points sont tous accomplis. D’autres fois, seuls deux le sont. Cela ne signifie pas pour autant que la journée a été mauvaise : deux résultats importants et terminés peuvent être plus utiles que cinq tâches commencées mais abandonnées en cours de route.
C’est là toute la logique de cette méthode. Les trois tâches principales ne sont ni un chiffre magique, ni une compétition contre soi-même. Ce n’est qu’une limite simple qui aide, au milieu d’un grand nombre de responsabilités ordinaires, à obtenir quelques résultats véritablement importants et à ne pas transformer chaque jour en une liste infinie impossible à accomplir entièrement.
