Ce qui est particulièrement gênant, c’est que des choses complètement différentes se retrouvent côte à côte. «Acheter des piles», «appeler le service technique», «vérifier les documents» et «faire des réparations dans la cuisine» ont l’air identiques sur la liste, bien qu’ils exigent des quantités de temps et d’énergie totalement différentes. En conséquence, la liste ne devient pas un plan d’action, mais plutôt une longue liste de tout ce que l’on aimerait un jour faire.
Ne mélangez pas les petites tâches et les grands projets
L’un des principaux problèmes d’une longue liste est que les tâches de différentes tailles ont l’air similaires. On peut acheter du dentifrice en rentrant chez soi, tandis que le tri d’un archivage domestique peut prendre plusieurs soirées. Si l’on écrit ces deux tâches dans la même ligne, le cerveau les perçoit comme ayant à peu près le même niveau de difficulté.
La tâche importante semble souvent si volumineuse qu’on a envie de la reporter. C’est pourquoi il est utile de séparer les projets des actions concrètes. Par exemple, au lieu de l’élément « trier l’archivage », on peut noter la première étape : « rassembler les documents dans une seule boîte ». Il devient alors plus facile de décider quoi faire ensuite.
Cela vaut également pour les études, le travail et les tâches domestiques. Il n’est pas nécessaire de planifier un projet complexe jusqu’au moindre détail à l’avance. Il suffit de rendre l’action immédiate suffisamment claire pour pouvoir la réaliser sans réflexion supplémentaire.
Formulez la tâche de manière à ce qu’il soit clair quoi faire exactement
L’élément « appeler » est presque inutile. À qui appeler ? Pourquoi ? Qu’est-ce qu’il faut savoir ? Quand est-ce même possible ? Comme il faut répondre à ces questions au moment de l’exécution, une petite tâche commence soudainement à nécessiter du temps supplémentaire.
Il est bien plus pratique de noter l’action en détail : à qui il faut téléphoner, pour quelle raison, et si cela dépend du planning d’autrui, à quel moment l’appel peut avoir lieu. Ainsi, il est plus facile de fixer la tâche à une date précise sans avoir toutes les informations en tête.
Cependant, il ne faut pas fixer un horaire strict pour une tâche qui dépend d’une autre personne sans vérifier ses disponibilités. Sinon, le calendrier affichera un plan parfait qui ne pourra pas être mis en œuvre.
Ne transformez pas la liste en un lieu de stockage des attentes des autres
Parfois, une longue liste comprend des tâches que la personne ne compte en réalité même pas entreprendre. Il y a des demandes reçues, des envies de les essayer un jour, des choses qui seraient utiles de faire, des « il faudrait » ou des « ça pourrait servir un jour » — et tout cela se mélange progressivement avec les obligations réelles.
Avant chaque élément, il est utile de se poser une question simple : est-ce vraiment ma tâche ou juste une idée que je n’ai pas encore mise de côté ?
On peut théoriquement diviser de telles entrées en plusieurs groupes :
- ce qu’il faut vraiment faire ;
- des idées et des plans pour l’avenir ;
- des demandes ou des attentes d’autres personnes.
Mieux vaut conserver les idées séparément. Si, à côté des tâches obligatoires, on trouve constamment une liste de dix projets « un jour », cela donne l’impression que tout est déjà dépassé.
Ne tentez pas de réaliser toute la liste en une seule journée
La liste générale peut être longue — et il n’y a rien de grave à cela. Le problème apparaît lorsque, le matin, ses trente éléments deviennent le plan pour la journée.
Même si, formellement, toutes les tâches sont de petite envergure, il existe entre elles des déplacements, des rendez-vous, des tâches ménagères, des messages, des retards inattendus et une fatigue ordinaire. Un plan qui ne laisse aucun espace libre se brise dès le premier événement imprévu. C’est pourquoi il est utile de faire la distinction entre la liste générale et la liste pour aujourd’hui. Dans le stockage général restent toutes les obligations en cours, tandis que pour une journée donnée ne figurent que quelques actions immédiates en fonction de la charge réelle.
Un travail imprévu ne signifie pas pour autant qu’il a été oublié. Si une tâche n’a pas été inscrite sur la liste du jour, elle reste simplement dans la liste générale jusqu’au moment opportun.
Ne vous concentrez pas uniquement sur le nombre d’éléments accomplis
Il est agréable de cocher dix petites tâches : la liste diminue visiblement et on ressent un sentiment de progression. Cependant, le nombre de cases cochées ne reflète pas toujours le résultat réel.
Cinq achats et quelques appels courts peuvent prendre moins de temps qu’une tâche importante, comme l’envoi d’un contrat prêt. C’est pourquoi il est utile, à la fin de la journée, de se demander non seulement « combien d’éléments ai-je terminés ? », mais aussi « qu’ai-je vraiment accompli aujourd’hui ? »
Cette approche aide à éviter de transformer la liste des tâches en une compétition basée sur le nombre de choses cochées. Parfois, un seul grand pas accompli donne de meilleurs résultats qu’une série d’ petites tâches.
Veuillez nettoyer régulièrement la liste
Une autre raison pour laquelle les listes longues cessent de fonctionner, c’est qu’elles s’encombrent progressivement de choses obsolètes. Les tâches périmées, les doublons, les achats devenus inutiles et les tâches qui ont perdu leur sens peuvent y rester pendant des semaines.
Il est conseillé de parcourir tranquillement la liste complète une fois par semaine et de vérifier :
- ce qui a déjà été accompli ;
- ce qui n’est plus pertinent ;
- ce qui est constamment reporté ;
- quels éléments sont formulés de manière trop vague.
Si la même tâche est reportée d’une semaine à l’autre, c’est un bon prétexte pour s’arrêter et se demander si elle est vraiment nécessaire. Il se peut qu’il faille la réaliser, la simplifier ou la supprimer définitivement.
Groupez les tâches en fonction de la situation
Une autre façon d’alléger la gestion de la liste consiste à regrouper les tâches en fonction du contexte. Par exemple, conserver séparément les appels, les tâches ménagères, celles à effectuer devant l’ordinateur, ainsi que celles à accomplir en chemin ou en ville.
C’est particulièrement pratique lorsque du temps libre apparaît soudainement. Si vingt minutes restent avant une rencontre, il n’est pas nécessaire de parcourir toute la liste composée de plusieurs dizaines d’éléments. On peut simplement ouvrir le groupe pertinent et choisir ce que l’on peut réellement accomplir. Il est cependant préférable de laisser une petite marge dans le planning quotidien. Un intervalle libre n’est pas du temps perdu, mais un espace réservé à ce qui ne peut être prédit à l’avance.
Une bonne liste de tâches n’a pas forcément besoin d’être courte dans son ensemble. Elle peut contenir de nombreuses obligations, projets et idées. Ce qui compte, c’est autre chose : la liste générale doit contenir tout ce qui est actuel, tandis que la liste du jour ne doit afficher que les actions immédiates.
Lorsque ces deux fonctions ne sont pas mélangées, une longue liste cesse d’être oppressante en raison de son volume. Elle devient alors un outil de travail ordinaire : elle aide à ne rien oublier, sans pour autant forcer à essayer de tout faire en même temps.
