Lo que resulta especialmente problemático es que aparecen junto cosas completamente diferentes. «Comprar baterías», «llamar al servicio técnico», «revisar documentos» y «hacer reparaciones en la cocina» se ven iguales en la lista, aunque requieren cantidades de tiempo y esfuerzo totalmente distintas. Como resultado, la lista se convierte no en un plan de acción, sino en una larga lista de todo lo que uno podría querer hacer algún día.
No mezcle tareas pequeñas con proyectos grandes
Uno de los principales problemas de una lista larga es que las tareas de diferentes magnitudes se ven iguales. Se puede comprar pasta dental de camino a casa, mientras que organizar un archivo doméstico puede llevar varias noches. Si se escriben ambas tareas en la misma línea, el cerebro las percibe como más o menos igualmente complejas.
La tarea grande, por su parte, a menudo parece tan abrumadora que uno quiere posponerla. Por eso es útil separar proyectos y acciones concretas. Por ejemplo, en lugar de la tarea “organizar el archivo”, se puede anotar el primer paso: “reunir los documentos en una caja”. Después es más fácil decidir qué hacer a continuación.
Lo mismo ocurre con los estudios, el trabajo y las tareas cotidianas. No es necesario planificar un proyecto enorme hasta el más mínimo detalle de antemano. Basta con que la acción inmediata esté lo suficientemente clara como para poder llevarla a cabo sin necesidad de pensar más.
Formule la tarea de manera que quede claro qué es exactamente lo que hay que hacer
El punto “llamar” es casi inútil. ¿A quién llamar? ¿Por qué? ¿Qué se necesita saber? ¿Cuándo es posible hacerlo? Mientras tanto, hay que responder a estas preguntas mientras se realiza la tarea, y una pequeña tarea de repente comienza a requerir tiempo adicional.
Es mucho más práctico anotar la acción de manera concreta: a quién hay que llamar, por qué motivo y, si depende del horario de otra persona, a qué hora es posible realizar la llamada. De este modo resulta más fácil programar la tarea para un día específico y no tener que recordar todos los detalles en la cabeza.
No obstante, no se debe establecer una hora fija para tareas que dependen de otra persona sin verificar primero si está disponible. De lo contrario, en el calendario aparecerá un plan bonito que resultará imposible de llevar a cabo.
No conviertan la lista en un almacén de las expectativas ajenas
A veces, en una larga lista terminan apareciendo tareas que la persona en realidad ni siquiera ha decidido llevar a cabo. Algo que alguien pidió, algo que alguna vez se quiso probar, algo que sería bueno hacer, “hay que hacerlo” o “algún día será útil” — y todo esto se mezcla gradualmente con las obligaciones reales.
Antes de cada ítem, es útil hacerse una pregunta sencilla: ¿es realmente mi tarea o solo un pensamiento al que por ahora no he encontrado dónde colocarlo?
Se pueden dividir estas anotaciones en varios grupos de forma aproximada:
- lo que realmente hay que hacer;
- ideas y planes para el futuro;
- peticiones o expectativas de otras personas.
Es mejor guardar las ideas por separado. Si junto a las tareas obligatorias siempre hay una lista de diez proyectos “algún día”, se empieza a tener la sensación de que todo eso ya está vencido.
No intente completar toda la lista general en un solo día
La lista general puede ser larga, y eso no tiene nada de malo. El problema surge cuando, por la mañana, sus treinta puntos se convierten en el plan para ese día.
Aunque formalmente todas las tareas son pequeñas, entre ellas existen desplazamientos, reuniones, asuntos cotidianos, mensajes, retrasos inesperados y el cansancio habitual. Un plan del que no queda espacio libre se desmorona con el primer evento imprevisto. Por eso es útil separar la lista general de la lista para el día de hoy. En el almacenamiento general permanecen todas las obligaciones actuales, mientras que para un día específico solo se incluyen algunas acciones inmediatas según la carga real.
Un asunto imprevisto no significa necesariamente que esté olvidado. Si una tarea no aparece en la lista del día de hoy, simplemente permanece en la lista general hasta que llegue el momento adecuado.
No se debe centrar únicamente en la cantidad de puntos completados
Es agradable tachar diez tareas pequeñas: la lista se reduce notablemente y surge una sensación de progreso. Pero la cantidad de casillas marcadas no siempre refleja el resultado real.
Cinco compras y unas cuantas llamadas cortas pueden tomar menos tiempo que una tarea importante, como enviar un contrato ya preparado. Por eso, al final del día es útil preguntarse no solo «¿cuántos puntos he completado?», sino también «¿qué es lo que realmente he avanzado hoy?»
Este enfoque ayuda a evitar convertir la lista de tareas en una competencia por la cantidad de cosas tachadas. A veces, un paso importante completado da mejores resultados que toda una serie de tareas menores.
Limpieza regular de la lista
Otra razón por la cual las listas largas dejan de ser eficaces es porque se van llenando gradualmente de elementos obsoletos. Tareas vencidas, duplicados, compras ya innecesarias y tareas que han perdido su sentido pueden permanecer allí durante semanas.
Una vez a la semana, conviene revisar tranquilamente la lista completa y comprobar:
- qué ya se ha completado;
- qué ya no es relevante;
- qué se traslada constantemente de un lugar a otro;
- cuáles los puntos están formulados de manera demasiado vaga.
Si la misma tarea se pospone semana tras semana, es una buena oportunidad para detenerse y decidir si realmente es necesaria. Quizás debería realizarse, simplificarse o eliminarse por completo.
Agrupe las tareas según la situación
Otra forma de facilitar el trabajo con la lista es agrupar las tareas según su contexto. Por ejemplo, guardar por separado las llamadas, los asuntos del hogar, las tareas que se realizan frente a la computadora y aquellas que deben hacerse en el camino o por la ciudad.
Esto es especialmente práctico cuando surge tiempo libre de forma inesperada. Si faltan veinte minutos para una reunión, no es necesario revisar toda la lista de varias decenas de ítems. Basta con abrir solo el grupo correspondiente y elegir aquello que realmente se pueda hacer a tiempo. Al mismo tiempo, es mejor dejar un pequeño margen en el plan diario. El espacio libre no es tiempo perdido, sino un lugar para lo que no se puede prever con antelación.
Una buena lista de tareas no tiene por qué ser corta en su totalidad. Puede contener muchas obligaciones, proyectos e ideas. Lo importante es otra cosa: la lista general debe incluir todo lo actual, mientras que la lista del día solo debe mostrar las acciones inmediatas.
Cuando estas dos funciones no se mezclan, una lista larga deja de ser abrumadora por su volumen. Se convierte en una herramienta de trabajo normal: ayuda a no olvidar nada, pero al mismo tiempo no obliga a intentar hacerlo todo de una vez.
