Besonders störend ist, dass völlig unterschiedliche Aufgaben nebeneinander stehen. „Batterien kaufen“, „den Service anrufen“, „Dokumente durchsehen“ und „die Küche reparieren“ sehen in der Liste gleich aus, obwohl sie völlig unterschiedliche Mengen an Zeit und Aufwand erfordern. Infolgedessen wird die Liste nicht zu einem Aktionsplan, sondern zu einer langen Auflistung all dessen, was man irgendwann einmal erledigen möchte.
Mischen Sie keine kleinen Aufgaben mit großen Projekten
Eines der größten Probleme bei einer langen Liste ist die ähnliche Wahrnehmung von Aufgaben unterschiedlicher Größenordnung. Zahnpasta kann auf dem Heimweg gekauft werden, während das Durchsehen eines privaten Archivs mehrere Abende in Anspruch nehmen kann. Wenn man beides in einer Zeile notiert, betrachtet das Gehirn sie als etwa gleich schwierig.
Die größeren Aufgaben erscheinen dabei oft so umfangreich, dass man sie gerne aufschieben möchte. Deshalb ist es sinnvoll, Projekte und konkrete Handlungen voneinander zu trennen. Statt des Punkts „Archiv durchsehen“ kann man beispielsweise den ersten Schritt notieren: „Dokumente in eine Kiste packen“. Danach fällt es leichter, zu entscheiden, was als Nächstes getan werden soll.
Das Gleiche gilt für das Lernen, die Arbeit und alltägliche Aufgaben. Es ist nicht notwendig, ein großes Projekt im Voraus bis ins kleinste Detail auszuarbeiten. Es reicht aus, die nächste Handlung so klar zu definieren, dass sie ohne weitere Überlegungen ausgeführt werden kann.
Formulieren Sie die Aufgabe so, dass klar ist, was genau zu tun ist
Der Punkt „anrufen“ ist fast nutzlos. Wen soll man anrufen? Warum? Was muss man herausfinden? Wann ist das überhaupt möglich? Da man auf diese Fragen erst während der Ausführung antworten muss, beginnt eine kleine Aufgabe unerwartet zusätzliche Zeit zu erfordern.
Es ist viel praktischer, die Aktion konkret aufzuschreiben: Wen man anrufen muss, aus welchem Grund und – falls dies vom Zeitplan eines anderen abhängt – zu welcher Uhrzeit ein Anruf möglich ist. So lässt sich die Aufgabe leichter an einen bestimmten Tag legen, ohne alle Details im Kopf behalten zu müssen.
Gleichzeitig sollte man für eine Aufgabe, die von einer anderen Person abhängt, keine feste Zeit festlegen, ohne deren Verfügbarkeit zu überprüfen. Andernfalls entsteht im Kalender ein schöner Plan, der nicht umsetzbar ist.
Verwandeln Sie die Liste nicht in einen Speicher für die Erwartungen anderer
Manchmal geraten in eine lange Liste Aufgaben, die eine Person eigentlich gar nicht vorhat auszuführen. Jemand hat darum gebeten, man wollte es irgendwann einmal ausprobieren, es wäre nicht schlecht, sich damit zu beschäftigen, „man sollte“ oder „es könnte irgendwann nützlich sein“ – und all das vermengt sich allmählich mit den eigentlichen Verpflichtungen.
Vor jeder Eintragung ist es hilfreich, sich eine einfache Frage zu stellen:Ist das wirklich meine Aufgabe oder nur ein Gedanke, den ich vorerst nirgends unterbringen kann?
Man kann solche Notizen grob in mehrere Gruppen einteilen:
- Das, was tatsächlich erledigt werden muss;
- Ideen und Pläne für die Zukunft;
- Bitten oder Erwartungen anderer Menschen.
Ideen sollten besser getrennt aufbewahrt werden. Wenn neben den notwendigen Aufgaben ständig eine Liste mit zehn Projekten „eines Tages“ vorhanden ist, entsteht das Gefühl, als wären all diese Projekte bereits überfällig.
Versuchen Sie nicht, die gesamte Liste an einem Tag zu erledigen
Die Gesamtliste kann lang sein – und daran ist nichts Schlimmes. Das Problem beginnt, wenn morgens alle dreißig Punkte zur täglichen Planung werden.
Auch wenn alle Aufgaben formal gesehen klein sind, gibt es zwischen ihnen Fahrten, Treffen, Alltagsangelegenheiten, Nachrichten, unerwartete Verzögerungen und normale Müdigkeit. Ein Plan, in dem kein Platz mehr frei ist, bricht bereits durch das erste unvorhergesehene Ereignis zusammen. Deshalb ist es sinnvoll, eine allgemeine Liste von einer Liste für den heutigen Tag zu trennen. Im allgemeinen Speicher bleiben alle aktuellen Verpflichtungen, während für einen bestimmten Tag nur einige der nächsten Aufgaben berücksichtigt werden, je nach tatsächlicher Belastung.
Eine unvorhergesehene Aufgabe bedeutet dabei nicht, dass sie vergessen wurde. Wenn eine Aufgabe nicht in die heutige Liste aufgenommen wurde, bleibt sie einfach im allgemeinen Verzeichnis, bis ein geeigneter Zeitpunkt kommt.
Schauen Sie nicht nur auf die Anzahl der erledigten Punkte
Zehn kleine Aufgaben durchzustreichen ist angenehm: Die Liste verkürzt sich deutlich und man hat das Gefühl, Fortschritte zu machen. Doch die Anzahl der Häkchen zeigt nicht immer das tatsächliche Ergebnis.
Fünf Einkäufe und einige kurze Anrufe können weniger Zeit in Anspruch nehmen als eine wichtige Aufgabe, wie beispielsweise das Versenden eines fertigen Vertrags. Deshalb ist es am Ende des Tages sinnvoll, sich nicht nur zu fragen „Wie viele Punkte habe ich abgehakt?“, sondern auch „Was ist heute wirklich vorangekommen?“
Ein solcher Ansatz hilft dabei, die To-Do-Liste nicht in einen Wettbewerb um die maximale Anzahl der abgehakten Punkte zu verwandeln. Manchmal bringt ein einziger abgeschlossener großer Schritt mehr Ergebnisse als eine ganze Reihe kleiner Aufgaben.
Regelmäßig die Liste aufräumen
Ein weiterer Grund, warum lange Listen nicht mehr funktionieren, ist, dass sie allmählich mit alten Einträgen überladen werden. Überfällige Aufgaben, Duplikate, bereits unnötige Einkäufe sowie Aufgaben, die ihre Bedeutung verloren haben, können dort wochenlang bleiben.
Alle Woche sollte man die gesamte Liste ruhig durchgehen und überprüfen:
- was bereits erledigt wurde;
- was nicht mehr aktuell ist;
- was ständig verschoben wird;
- welche Punkte zu vage formuliert sind.
Falls dieselbe Aufgabe von Woche zu Woche weitergegeben wird, ist das ein guter Grund, innezuhalten und zu überlegen, ob sie wirklich notwendig ist. Vielleicht sollte sie erledigt, vereinfacht oder endgültig entfernt werden.
Gruppieren Sie Aufgaben nach Situation
Eine weitere Möglichkeit, die Arbeit mit der Liste zu erleichtern, besteht darin, Aufgaben nach Kontext zusammenzufassen. Speichern Sie beispielsweise Anrufe, Hausaufgaben, Aufgaben am Computer sowie Dinge, die unterwegs oder in der Stadt erledigt werden müssen, getrennt voneinander.
Das ist besonders praktisch, wenn plötzlich freie Zeit entsteht. Wenn bis zum Treffen noch zwanzig Minuten bleiben, muss man nicht die gesamte Liste mit mehreren Dutzend Einträgen durchsehen. Man kann nur die entsprechende Gruppe öffnen und das auswählen, was tatsächlich geschafft werden kann. Dabei ist es im Tagesplan besser, einen kleinen Puffer einzuplanen. Die freie Zeit ist keine verschwendete Zeit, sondern ein Platz für das, was im Voraus nicht vorhersehbar ist.
Eine gute To-Do-Liste muss keineswegs vollständig kurz sein. Sie kann viele Verpflichtungen, Projekte und Ideen enthalten. Wichtig ist etwas anderes:die Gesamtliste sollte alles Aktuelle beinhalten, während die Liste für den heutigen Tag nur die unmittelbaren Aufgaben anzeigen sollte.
Wenn diese beiden Aufgaben nicht miteinander vermischt werden, übt die lange Liste durch ihren Umfang keinen Druck mehr aus. Sie wird zu einem gewöhnlichen Arbeitswerkzeug: Es hilft dabei, nichts zu vergessen, zwingt aber nicht dazu, alles auf einmal erledigen zu wollen.
