Szczególnie utrudnia to fakt, że obok siebie znajdują się zupełnie różne zadania. „Kupić baterie”, „zadzwonić do serwisu”, „przejrzeć dokumenty” i „naprawić kuchnię” wyglądają w liście tak samo, chociaż wymagają zupełnie różnej ilości czasu i wysiłku. W rezultacie lista staje się nie planem działań, a długim wykazem wszystkiego, co kiedykolwiek chciałoby się zrobić.
Nie mieszajcie małych zadań z dużymi projektami
Jednym z głównych problemów długiej listy jest to, że zadania o różnej skali wyglądają podobnie. Pastę do zębów można kupić w drodze do domu, natomiast przegląd archiwum domowego może zająć kilka wieczorów. Jeśli zapisać obie te czynności w jednym wierszu, mózg postrzega je jako mniej więcej równie trudne.
Zadanie większe często wydaje się na tyle obszerne, że chce się je odłożyć. Dlatego przydatne jest dzielenie projektów na konkretne działania. Na przykład zamiast punktu „przeglądnąć archiwum” można zapisać pierwszy krok: „zebrać dokumenty do jednej skrzynki”. Wtedy łatwiej jest zdecydować, co robić dalej.
To samo dotyczy nauki, pracy i obowiązków domowych. Nie trzeba z góry planować ogromnego projektu do najmniejszego szczegółu. Wystarczy, aby następny krok był na tyle jasny, by można go było wykonać bez dodatkowych rozważań.
Sformułuj zadanie w taki sposób, aby było jasne, co dokładnie należy zrobić
Punkt „zadzwonić” jest prawie bezużyteczny. Do kogo dzwonić? Po co? Co trzeba się dowiedzieć? Kiedy to w ogóle jest możliwe? Ponieważ na te pytania trzeba odpowiadać już w momencie wykonywania zadania, małe zadanie niespodziewanie zaczyna wymagać dodatkowego czasu.
Bardzo praktyczniej jest dokładnie opisać czynność: komu trzeba zadzwonić, w jakiej sprawie oraz, jeśli zależy to od harmonogramu kogoś innego, o której godzinie można zadzwonić. Wtedy łatwiej jest umówić się na konkretny dzień i nie mieć wszystkich szczegółów w głowie.
Nie należy jednak ustalać sztywnej godziny na zadanie, które zależy od innej osoby, bez sprawdzenia jej dostępności. W przeciwnym razie w kalendarzu pojawi się piękny plan, którego nie da się zrealizować.
Nie zamieniajcie listy w magazyn cudzych oczekiwań
Czasami do długiej listy trafiają zadania, których osoba ta w rzeczywistości nawet nie zamierzała wykonać. Ktoś o to poprosił, kiedyś chciało się spróbować, dobrze byłoby się tym zająć, „trzeba by” albo „kiedyś się to przyda” — i wszystko to stopniowo miesza się z prawdziwymi obowiązkami.
Przed każdym punktem warto zadać sobie proste pytanie:Czy to naprawdę mój obowiązek, czy tylko myśl, którą na razie nigdzie nie umieściłem?
Można takie wpisy warunkowo podzielić na kilka grup:
- to, co rzeczywiście trzeba zrobić;
- idee i plany na przyszłość;
- prośby lub oczekiwania innych ludzi.
Lepiej przechowywać pomysły oddzielnie. Jeśli obok obowiązkowych zadań stale znajduje się lista dziesięciu projektów „kiedyś”, zaczyna to sprawiać wrażenie, jakby wszystko to było już przeterminowane.
Nie próbujcie wykonać całej listy zadań za jeden dzień
Lista zadań może być długa — i nie ma w tym nic strasznego. Problem pojawia się wtedy, gdy rano wszystkie jej trzydzieści punktów stają się planem na dzisiejszy dzień.
Nawet jeśli formalnie wszystkie zadania są niewielkie, pomiędzy nimi istnieją podróże, spotkania, sprawy domowe, wiadomości, nieoczekiwane opóźnienia oraz zwykłe zmęczenie. Plan, w którym nie ma już wolnego miejsca, rozpada się przy pierwszym tylko nieplanowanym wydarzeniu. Dlatego warto rozróżniać ogólną listę od listy na dzisiaj. W ogólnej bazie przechowywane są wszystkie aktualne obowiązki, a na konkretny dzień trafiają tylko kilka najbliższych działań, biorąc pod uwagę rzeczywisty obciążenie.
Nieplanowana sprawa nie oznacza przy tym zapomnianej. Jeśli zadanie nie trafiło na dzisiejszą listę, po prostu pozostaje w ogólnej liście do odpowiedniego momentu.
Patrz nie tylko na liczbę wykonanych punktów
Przyjemnie jest wykreślić dziesięć małych zadań: lista znacznie się skraca i pojawia się poczucie postępu. Jednak liczba zaznaczek nie zawsze odzwierciedla rzeczywisty wynik.
Pięć zakupów i kilka krótkich rozmów telefonicznych może zająć mniej czasu niż jedno ważne zadanie, na przykład wysłanie gotowej umowy. Dlatego pod koniec dnia warto zadać sobie pytanie nie tylko „ile punktów zamknąłem?”, ale także „co dziś naprawdę posunęło się do przodu?”
Taki podejście pomaga uniknąć przekształcania listy zadań w rywalizację o liczbę wykreślonych pozycji. Czasami jeden ukończony, duży krok przynosi większy efekt niż cała seria małych zadań.
Regularnie czyść listę
Kolejnym powodem, dla którego długie listy przestają być skuteczne, jest to, że stopniowo wypełniają się starymi elementami. Przeterminowane zadania, duplikaty, już niepotrzebne zakupy oraz zadania, które straciły sens, mogą tam pozostawać przez tygodnie.
Raz w tygodniu warto spokojnie przejrzeć całą listę i sprawdzić:
- co zostało już wykonane;
- co nie jest już aktualne;
- co jest ciągle przesuwane na później;
- które pozycje są sformułowane zbyt niejasno.
Jeśli ta sama zadanie jest przesuwane z tygodnia na tydzień, to dobry powód, by się zatrzymać i zdecydować, czy faktycznie jest potrzebne. Być może warto je wykonać, uproszczyć lub ostatecznie usunąć.
Grupuj zadania według sytuacji
Kolejnym sposobem na ułatwienie pracy z listą jest grupowanie zadań według kontekstu. Na przykład należy trzymać osobno połączenia telefoniczne, sprawy domowe, zadania przy komputerze oraz te, które należy wykonać w drodze lub po mieście.
To jest szczególnie wygodne, gdy nagle pojawia się wolny czas. Jeśli do spotkania pozostało dwadzieścia minut, nie trzeba przeglądać całej listy składającej się z kilkudziesięciu pozycji. Można otworzyć tylko odpowiednią grupę i wybrać to, co naprawdę da się zrobić. Przy tym w planie dnia lepiej zachować niewielki zapas. Wolny czas to nie stracony czas, lecz miejsce na to, czego nie da się przewidzieć z góry.
Dobra lista zadań wcale nie musi być całkowicie krótka. Może zawierać wiele zobowiązań, projektów i pomysłów. Ważne jest coś innego:ogólna lista powinna przechowywać wszystko, co aktualne, a lista na dzisiaj – pokazywać tylko najbliższe działania.
Gdy te dwa zadania się nie mieszają, długa lista przestaje przytłaczać swoją objętością. Staje się zwykłym narzędziem pracy: pomaga nie zapomnieć o niczym, ale jednocześnie nie zmusza do próby zrobienia wszystkiego naraz.
