तीन मुख्य कार्यों की विधि: सामान्य दिन को कैसे अति-भार से बचाएं

इसका मतलब यह बिल्कुल नहीं है कि एक दिन में केवल तीन ही काम किए जा सकते हैं। बर्तन साफ करना, फोन कॉल करना, सड़क पर जाना, कार्य संबंधी संदेश भेजना, खरीदारी करना एवं अन्य सामान्य कर्तव्य गायब नहीं होते। बस इन सभी के बीच एक स्पष्ट मार्गदर्शक सिद्धांत आ जाता है: आज वास्तव में कौन-से तीन परिणाम हासिल करने की कोशिश की जानी चाहिए।

“काम”, “घर”, “परिवार” जैसे शब्द योजनाओं की तरह लगते हैं, लेकिन वास्तव में इन्हें संभालना कठिन होता है। यह समझ में नहीं आता कि किस समय ऐसे कार्य को पूरा माना जा सकता है। ऐसे कार्यों के बजाय उनका चयन करना बहुत ही सुविधाजनक होता है जिनका स्पष्ट समापन बिंदु होता है।

उदाहरण के लिए, “काम करना” के बजाय “रिपोर्ट भेजना” कहा जा सकता है। “मरम्मत करना” के बजाय “मिस्त्री को फोन करके तारीख तय करना” कहा जा सकता है। “दस्तावेज़ तैयार करना” के बजाय “दस्तावेज़ों का समूह इकट्ठा करके उसकी जाँच करना” कहा जा सकता है।

एक अच्छा सरल मार्गदर्शक सिद्धांत है:मुख्य कार्य पूरा होने के बाद यह स्पष्ट होना चाहिए कि आखिर क्या बदला है। यदि कार्य बहुत बड़ा है एवं इसे एक ही स्पष्ट कार्रवाई से पूरा नहीं किया जा सकता, तो इसे विभाजित करना बेहतर है। “सभी दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करना” के बजाय, उदाहरण के लिए “आवेदन जमा करने हेतु दस्तावेज़ों को इकट्ठा करना”। “घर में व्यवस्था लाना” के बजाय, कोई विशिष्ट एवं पूरा हुआ कार्य।

तीन कार्य केवल कागज पर ही समान दिखते हैं। एक शांत दिन में एक बड़ा एवं दो छोटे कार्य पूरी तरह संभव हो सकते हैं। लेकिन यदि सामने कई मीटिंगें, यात्रा एवं अन्य दायित्व हों, तो यहाँ तक कि तीन मध्यम आकार के कार्य भी बोझ बन सकते हैं।

इसलिए योजना बनाने से पहले न केवल कैलेंडर में उपलब्ध खाली समय पर, बल्कि स्वतंत्र रूप से काम करने हेतु वास्तव में कितना समय शेष रहेगा इस पर भी ध्यान देना उपयोगी है। यात्रा, प्रतीक्षा, कार्यों के बीच स्विच करना, दोपहर का भोजन एवं सामान्य देरी भी समय लेते हैं।

यदि दिन पहले से ही मीटिंगों से भरा हो, तो ये तीन कार्य इस प्रकार दिख सकते हैं:

एक ऐसा कार्य जिसमें ध्यान की आवश्यकता है;
दो छोटे कार्य जिन्हें अन्य दायित्वों के बीच वास्तव में पूरा किया जा सकता है।

यदि आपके समय-सारणी में उचित खाली समय हो, तो दूसरे दिन अधिक काम योजनाबद्ध किया जा सकता है। इस विधि में हर दिन समान कार्यभार की आवश्यकता नहीं होती — इसका उद्देश्य तो परिस्थितियों को ध्यान में रखना ही है।

भले ही समय पर्याप्त हो, लेकिन हमेशा एक के बाद एक तीन कठिन कार्य करना उचित नहीं होता। कुछ घंटों तक एकाग्रता बनाए रखने के बाद आमतौर पर उत्पादकता में परिवर्तन आ जाता है, इसलिए बड़े कार्य-खंडों के बीच कोई सरल कार्य किया जा सकता है।

उदाहरण के लिए, किसी जटिल कार्य सामग्री को तैयार करने के बाद एक छोटा फोन कॉल करना या कोई छोटी सी घरेलू समस्या हल करना। फिर अगले महत्वपूर्ण कार्य पर वापस लौटना। ऐसा करने से छोटी-मोटी बातें महत्वपूर्ण नहीं हो जातीं, बल्कि केवल गतिविधियों में हल्का बदलाव आता है।

इसके साथ ही, दूसरी चरम स्थिति से बचना आवश्यक है: पूरे दिन को छोटे-मोटे कार्यों से भर देना, क्योंकि वे आसान लगते हैं। यदि तीन मुख्य कार्यों में से कोई ऐसा है जिसे वास्तव में ध्यान की आवश्यकता है, तो उसे अनंत संख्या में छोटे कार्यों की सूची से दबाना उचित नहीं है।

विशेष रूप से उन कार्यों पर पहले ही ध्यान देना लाभदायक है, जिनके लिए किसी दूसरे व्यक्ति की भागीदारी या संस्था के काम की आवश्यकता होती है। सहकर्मी का जवाब, किसी विशेषज्ञ से अपॉइंटमेंट लेना, किसी संस्थान में फोन करना, दस्तावेज़ प्राप्त करना या मीटिंग की पुष्टि करना — ये सब केवल आप पर ही निर्भर नहीं होते।

यदि ऐसा कार्य शाम तक के लिए टाल दिया जाए, तो पता चल सकता है कि आवश्यक व्यक्ति अब जवाब नहीं दे रहा है या संस्थान बंद हो चुका है। इसलिए दिन की शुरुआत में ही निम्नलिखित चीज़ों की जाँच कर लेनी चाहिए:

कौन-से कार्य दूसरों के जवाब पर निर्भर हैं;
कौन-से कार्यों के लिए समय सीमित है;
किन कार्यों के लिए पहले ही जानकारी प्राप्त करना आवश्यक है।

इसके बाद वह कार्य जो कहीं गायब नहीं होगा और जो किसी दूसरे के समय-सारणी पर निर्भर नहीं है, उसे शांति से शाम के लिए छोड़ा जा सकता है।

तीन मुख्य कार्यों को ऐसे शीर्षक में नहीं बदलना चाहिए, जिसके नीचे धीरे-धीरे और बीस बिंदु जुड़ते जाएँ। यदि वहाँ सब कुछ लिख दिया जाए, तो सीमा-निर्धारण का तंत्र काम नहीं करेगा। बाकी कार्यों को अलग रखना बेहतर है — एक छोटी सूची में। जब खाली समय मिले, तो उसमें से स्थान, ऊर्जा एवं शेष समय के हिसाब से कोई उपयुक्त कार्य चुना जा सकता है। आज यह एक छोटा फोन कॉल हो सकता है, कल कोई घरेलू कार्य।

मुख्य तीन बातों को हमेशा ध्यान में रखना चाहिए। ये पूरी वर्तमान स्थिति के लिए जिम्मेदार नहीं हैं, बल्कि उन तीन परिणामों के लिए हैं जिन्हें वर्तमान कार्यों के बीच खोना विशेष रूप से महत्वपूर्ण नहीं है।

यदि शाम को कोई कार्य पूरा न हुआ हो, तो जरूरी नहीं कि उसे मशीनी तरीके से कल के लिए लिख दिया जाए। पहले यह समझना आवश्यक है कि वह कार्य क्यों पूरा न हुआ।

शायद समय की कमी रह गई हो। शायद काम करने हेतु आवश्यक जानकारी उपलब्ध न हो। और कभी-कभी एक ही दिन में परिस्थितियाँ बदल जाती हैं, और कार्य सिर्फ़ प्रासंगिक ही नहीं रह जाता। हर मामले में अगला कदम अलग-अलग होगा: अलग समय निर्धारित करना, पहले जानकारी प्राप्त करना, या सीधे ही कार्य को योजना से हटा देना।

मीटिंगों एवं मुख्य कार्यों के बीच थोड़ा समय छोड़ना** भी उपयोगी है। इसकी आवश्यकता आलस करने हेतु नहीं, बल्कि सामान्य जीवन हेतु है: यदि परिवहन में देरी हो जाए, किसी संदेश का जवाब देना पड़े, खाने की आवश्यकता हो, या बस थोड़ा आराम की जरूरत पड़े। यदि दिन को बिना किसी खाली समय के ही व्यवस्थित कर दिया जाए, तो एक ही देरी से बाकी सभी कार्य देर रात तक टल जाएंगे।

शाम को अलग से योजना बनाने की आवश्यकता नहीं है। बस यह देखना पर्याप्त है कि कौन-से कार्य वास्तव में पूरे हो चुके हैं, एवं यदि कोई कार्य अभी भी महत्वपूर्ण है तो उसके लिए पहला कदम चिह्नित कर लेना चाहिए। कभी-कभी तीनों बिंदु पूरे हो जाते हैं, तो कभी केवल दो। इसका मतलब यह नहीं है कि दिन खराब गुजरा है: दो पूरे हुए महत्वपूर्ण परिणाम, उन पाँच शुरू किए गए कार्यों से अधिक उपयोगी हो सकते हैं जिन्हें बीच में ही छोड़ना पड़ा।

इसी में इस विधि का अर्थ निहित है। तीन मुख्य कार्य कोई जादुई संख्या नहीं है, न ही यह खुद से प्रतिस्पर्धा है। यह तो एक साधारण सीमा-निर्धारक है जो कई सामान्य कर्तव्यों के बीच कुछ वास्तव में महत्वपूर्ण परिणामों को बनाए रखने में मदद करता है, ताकि हर दिन एक अंतहीन सूची में न बदल जाए जिसे पूरी तरह पूरा करना असंभव हो।