Trzy zadania wcale nie oznaczają, że w ciągu dnia wolno zrobić tylko trzy rzeczy. Naczynia, telefony, droga do pracy, wiadomości służbowe, zakupy i inne zwykłe obowiązki nigdzie nie znikają. Po prostu pojawia się wśród nich jasny punkt odniesienia: jakie trzy rezultaty dziś naprawdę warto postarać się osiągnąć.
Wybierajcie nie kierunki, a konkretny rezultat
Sformułowania takie jak „praca”, „dom”, „rodzina” brzmią jak plany, ale w rzeczywistości trudno nimi zarządzać. Nie jest jasne, w którym momencie takie zadanie można uznać za wykonane. O wiele wygodniej jest wybierać te, które mają wyraźny punkt zakończenia.
Na przykład zamiast „zająć się pracą” można postawić „wyśłać raport”. Zamiast „załatwić remont” — „zadzwonić do fachowca i umówić się na datę”. Zamiast „przygotować dokumenty” — „zebrać i sprawdzić pakiet dokumentów”.
Dobry punkt odniesienia jest prosty: po wykonaniu głównej czynności musi być jasne, co dokładnie się zmieniło. Jeśli zadanie jest zbyt duże i nie może zostać zakończone jednym jasno określonym działaniem, lepiej je podzielić. Zamiast „przeglądać wszystkie dokumenty”, na przykład „zbierać dokumenty potrzebne do złożenia wniosku”. Zamiast „uporządkować dom”, konkretny, ukończony etap pracy.
Najpierw spójrz na rzeczywisty dzień
Trzy zadania wyglądają tak samo tylko na papierze. W spokojny dzień jedno duże i dwa małe mogą być całkowicie wykonalne. Ale jeśli czekają nas kilka spotkań, podróż i inne obowiązki, nawet trzy średnie zadania mogą stać się przytłaczające.
Dlatego przed planowaniem warto spojrzeć nie tylko na wolne godziny w kalendarzu, ale także na to,ile czasu faktycznie pozostanie na samodzielną pracę. Podróż, oczekiwanie, przechodzenie między zadaniami, obiad i zwykłe opóźnienia również zajmują czas.
Jeśli dzień jest już wypełniony spotkaniami, trzy zadania mogą wyglądać w ten sposób:
- jedno zadanie wymagające koncentracji;
- dwa krótkie zadania, które da się rzeczywiście zakończyć pomiędzy innymi obowiązkami.
Następnego dnia można zaplanować więcej pracy, jeśli w harmonogramie są odpowiednie przerwy. Ta metoda nie wymaga jednak równej ilości pracy każdego dnia – wręcz przeciwnie, jej sens polega na uwzględnianiu okoliczności.
Unikaj wykonywania trzech trudnych zadań po kolei
Nawet gdy czasu jest wystarczająco, nie zawsze jest rozsądne umieszczać trzy skomplikowane zadania jedno po drugim. Po kilku godzinach koncentracji produktywność zwykle spada, dlatego pomiędzy dużymi blokami pracy można włączyć prostsze, konkretnie określone zadanie.
Np. po przygotowaniu skomplikowanego materiału roboczego można wykonać krótki telefon lub rozwiązać mały problem domowy. Następnie wrócić do kolejnego poważnego zadania. Taka sekwencja nie sprawia, że drobne sprawy stają się najważniejsze, a jedynie wprowadza krótką zmianę aktywności.
Należy jednak unikać drugiej skrajności: wypełniania całego dnia drobnymi zadaniami tylko dlatego, że wydają się one łatwiejsze. Jeśli wśród trzech głównych zadań jest takie, które naprawdę wymaga uwagi, lepiej nie wypierać go nieskończoną listą szybkich zadań.
Zacznij od tego, co zależy od innych
Szczególnie przydatne jest przede wszystkim zajmowanie się sprawami, które wymagają udziału innej osoby lub pracy organizacji. Odpowiedź kolegi, umówienie się u specjalisty, telefon do instytucji, otrzymanie dokumentu lub potwierdzenie spotkania mogą zależeć nie tylko od ciebie.
Jeśli odłożysz taki krok na wieczór, okazuje się, że potrzebna osoba już nie odpowiada lub instytucja jest zamknięta. Dlatego na początku dnia warto sprawdzić:
- jakie sprawy zależą od odpowiedzi innej osoby;
- jakie mają ograniczony czas realizacji;
- dla jakich zadań najpierw trzeba uzyskać informacje.
Po tym można spokojnie zostawić na wieczór to, co nigdzie nie zniknie i nie zależy od harmonogramu innej osoby.
Zostawcie miejsce na wszystko inne
Trzy główne zadania nie powinny przerodzić się w nagłówek, pod którym stopniowo pojawia się jeszcze dwadzieścia punktów. Jeśli zapisać tam absolutnie wszystko, ogranicznik przestanie działać. Pozostałe zadania lepiej trzymać oddzielnie – w małej dodatkowej liście. Gdy pojawi się wolny czas, można z niego wybrać coś odpowiedniego pod względem miejsca, energii i pozostałego czasu. Dziś może to być krótki telefon, jutro – proste zadanie domowe.
Główna trójka powinna pozostać na pierwszym planie. Odpowiada ona nie za całe życie w tym momencie, lecz za trzy wyniki, które są szczególnie ważne, by ich nie stracić wśród bieżących obowiązków.
Nie przenosź zadań automatycznie
Jeśli wieczorem jeden z punktów pozostał niewykonany, nie musisz go mechanicznie przenosić na jutro. Najpierw warto zrozumieć, dlaczego nie udało się go wykonać.
Być może brakowało czasu. Być może nie było dostępnych potrzebnych informacji do pracy. A czasami w ciągu dnia zmieniają się okoliczności i zadanie po prostu traci na znaczeniu. W każdym przypadku następny krok będzie inny: wydzielić osobny czas, najpierw uzyskać informacje lub po prostu usunąć zadanie z planu.
Korzystne jest również zachowanie małej przerwy pomiędzy spotkaniami a głównymi obowiązkami. Służy ona nie do lenistwa, lecz do normalnego funkcjonowania: transport się spóźnia, trzeba odpowiedzieć na wiadomość, potrzebna jest przerwa na jedzenie lub po prostu krótka pauza. Jeśli zaplanować dzień bez żadnej wolnej przerwy, jeden opóźnienie szybko przesunie całą resztę zadań na późny wieczór.
Na koniec dnia wystarczy krótka weryfikacja
Wieczorem nie trzeba organizować osobnego sesji planowania. Wystarczy sprawdzić, co faktycznie zostało ukończone, i zaznaczyć pierwszy krok w przypadku niezakończonego zadania, jeśli nadal jest ono ważne. Czasami ostatecznie realizuje się wszystkie trzy punkty, a czasami tylko dwa. To nie oznacza, że dzień minął źle:dwa ukończone, istotne rezultaty mogą być bardziej przydatne niż pięć rozpoczętych zadań, które trzeba było porzucić w połowie.
W tym właśnie polega sens tej metody. Trzy główne zadania to nie magiczna liczba ani rywalizacja z samym sobą. To prosty ogranicznik, który pomaga wśród licznych zwykłych obowiązków zachować kilka naprawdę ważnych rezultatów i nie przekształcać każdego dnia w nieskończony wykaz, którego nie da się w pełni zrealizować.
