Drei Aufgaben bedeuten keineswegs, dass man an einem Tag nur drei Dinge erledigen darf. Geschirr spülen, Anrufe tätigen, zur Arbeit fahren, berufliche Nachrichten beantworten, Einkäufe erledigen und andere alltägliche Pflichten verschwinden nicht einfach. Es entsteht lediglich eine klare Orientierungshilfe: welche drei Ergebnisse man heute wirklich erreichen sollte.
Wählen Sie nicht Richtungen, sondern ein konkretes Ergebnis
Ausdrücke wie „Arbeit“, „Zuhause“ oder „Familie“ klingen nach Plänen, sind aber in Wirklichkeit schwer zu steuern. Es ist unklar, ab wann eine solche Aufgabe als erledigt angesehen werden kann. Viel praktischer ist es, sich für Dinge zu entscheiden, bei denen ein klarer Endpunkt vorhanden ist.
Zum Beispiel kann anstelle von „mit der Arbeit beginnen“ „Bericht versenden“ stehen. Anstelle von „die Reparatur erledigen“ „dem Handwerker anrufen und einen Termin vereinbaren“. Anstelle von „Dokumente vorbereiten“ „die Dokumentensammlung zusammenstellen und überprüfen“.
Ein guter einfach zu befolgender Leitfaden: nach Erledigung der Hauptaufgabe muss klar sein, was genau sich geändert hat. Wenn eine Aufgabe zu groß ist und nicht mit einer einzigen klaren Handlung abgeschlossen werden kann, sollte sie in kleinere Teile aufgeteilt werden. Nicht „alle Dokumente durchsehen“, sondern beispielsweise „Dokumente für die Antragstellung sammeln“. Nicht „im Haus Ordnung schaffen“, sondern einen konkreten, abgeschlossenen Arbeitsschritt.
Schauen Sie sich zunächst einen typischen Tag an
Drei Aufgaben sehen nur auf dem Papier gleich aus. An einem ruhigen Tag können eine große und zwei kleine Aufgaben durchaus bewältigbar sein. Doch wenn es mehrere Termine, Fahrten und andere Verpflichtungen gibt, können selbst drei mittlere Aufgaben zu einer Überlastung werden.
Deshalb ist es vor der Planung sinnvoll, nicht nur auf die freien Stunden im Kalender zu schauen, sondern auch darauf,wie viel Zeit tatsächlich für die eigentliche Arbeit bleibt. Fahrten, Wartezeiten, das Wechseln zwischen Aufgaben, Mittagspausen und übliche Verzögerungen beanspruchen ebenfalls Zeit.
Falls der Tag bereits mit Terminen voll ist, kann die Anzahl von drei Aufgaben so aussehen:
- eine Aufgabe, die Konzentration erfordert;
- Zwei kurze Aufgaben, die tatsächlich zwischen anderen Verpflichtungen erledigt werden können.
An einem anderen Tag kann man mehr Arbeit planen, sofern im Zeitplan ausreichend freie Intervalle vorhanden sind. Diese Methode erfordert keine gleichmäßige Belastung jeden Tag – im Gegenteil, ihr Sinn besteht gerade darin, die Umstände zu berücksichtigen.
Platzieren Sie nicht drei schwierige Aufgaben nacheinander
Auch wenn genügend Zeit vorhanden ist, ist es nicht immer sinnvoll, drei komplexe Aufgaben hintereinander zu erledigen. Nach mehreren Stunden Konzentration ändert sich die Produktivität in der Regel, weshalb zwischen großen Aufgabenblöcken eine einfachere konkrete Handlung eingefügt werden kann.
Zum Beispiel nach der Erstellung von umfangreichen Arbeitsunterlagen einen kurzen Anruf tätigen oder ein kleines Alltagsproblem lösen. Danach zum nächsten wichtigen Auftrag zurückkehren. Eine solche Abfolge macht die Kleinigkeiten nicht wichtiger, sondern schafft lediglich einen kleinen Wechsel der Tätigkeit.
Gleichzeitig sollte man eine andere Extremität vermeiden: Den ganzen Tag mit kleinen Aufgaben zu füllen, weil sie leichter erscheinen. Wenn unter den drei Hauptaufgaben einer wirklich Aufmerksamkeit erfordert, sollte dieser nicht durch eine endlose Liste schneller Aufträge verdrängt werden.
Beginnen Sie mit dem, was von anderen abhängt
Besonders nützlich ist es, in erster Linie Aufgaben zu erledigen, für die die Beteiligung einer anderen Person oder die Arbeit einer Organisation erforderlich ist. Die Antwort eines Kollegen, ein Termin bei einem Fachmann, ein Anruf in einer Einrichtung, die Abholung eines Dokuments oder die Bestätigung eines Treffens können nicht nur von Ihnen abhängen.
Falls man einen solchen Schritt auf den Abend verschiebt, stellt man fest, dass die gesuchte Person nicht mehr antwortet oder die Einrichtung bereits geschlossen ist. Deshalb sollte man zu Beginn des Tages überprüfen:
- welche Aufgaben von der Antwort eines anderen abhängen;
- welche eine begrenzte Bearbeitungszeit haben;
- für welche Aufgaben zunächst Informationen eingeholt werden müssen.
Danach kann man beruhigt das, was nicht verschwindet und nicht vom Zeitplan eines anderen abhängt, auf den Abend verschieben.
Lassen Sie Platz für alles andere
Drei Hauptaufgaben sollten nicht zu einem Titel werden, unter dem allmählich noch zwanzig weitere Punkte hinzukommen. Wenn man dort absolut alles aufschreibt, funktioniert die Beschränkung nicht mehr. Die übrigen Aufgaben sollten besser getrennt aufgeführt werden – in einer kleinen zusätzlichen Liste. Wenn Zeit frei wird, kann man daraus etwas Passendes in Bezug auf Platz, Energie und verbleibende Zeit auswählen. Heute könnte das ein kurzer Anruf sein, morgen eine alltägliche Aufgabe.
Die drei wichtigsten Punkte sollten dabei stets im Blick bleiben. Sie sind nicht für das gesamte heutige Leben verantwortlich, sondern für drei Ergebnisse, die es besonders wichtig ist, bei den aktuellen Aufgaben nicht aus den Augen zu verlieren.
Übertragen Sie Aufgaben nicht automatisch
Falls am Abend ein Punkt unerledigt geblieben ist, muss man ihn nicht unbedingt mechanisch auf morgen verschieben. Zuerst sollte man herausfinden, warum er nicht erledigt werden konnte.
Möglicherweise fehlte die Zeit. Vielleicht lagen keine notwendigen Informationen für die Arbeit vor. Manchmal ändern sich im Laufe des Tages die Umstände, und die Aufgabe wird einfach nicht mehr aktuell. In jedem Fall ist der nächste Schritt unterschiedlich: Zeit freiräumen, zuerst Informationen besorgen oder die Aufgabe ganz aus dem Plan streichen.
Auch es ist hilfreich, einen kleinen Puffer zwischen Terminen und wichtigen Aufgaben einzuplanen. Er dient nicht zum Herumlungern, sondern für das normale Leben: Der Verkehr verzögert sich, man muss eine Nachricht beantworten, es ist Zeit zum Essen oder einfach braucht man eine kurze Pause. Wenn man den Tag ohne einen einzigen freien Zeitraum plant, verschiebt bereits eine Verzögerung den gesamten Rest des Tages schnell in den späten Abend.
Am Ende des Tages reicht eine kurze Überprüfung aus
Am Abend ist es nicht notwendig, eine separate Planungssitzung abzuhalten. Es reicht aus, zu prüfen, was tatsächlich erledigt wurde, und den ersten Schritt für eine unvollendete Aufgabe zu notieren, falls sie weiterhin wichtig ist. Manchmal werden am Ende alle drei Punkte erledigt, manchmal nur zwei. Das bedeutet jedoch nicht, dass der Tag schlecht verlaufen ist:Zwei erledigte, bedeutende Ergebnisse können nützlicher sein als fünf begonnene Aufgaben, die mitten im Weg aufgegeben werden mussten.
Darin besteht der Sinn dieser Methode. Die drei Hauptaufgaben sind weder eine magische Zahl noch ein Wettbewerb mit sich selbst. Es handelt sich um eine einfache Beschränkung, die dabei hilft, unter zahlreichen alltäglichen Pflichten einige wirklich wichtige Ergebnisse zu bewahren und jeden Tag nicht in eine endlose Liste zu verwandeln, die unmöglich vollständig erledigt werden kann.
