尤其令人困扰的是，清单中会出现完全不同性质的任务。“购买电池”、“联系客服”、“整理文件”以及“厨房维修”在清单上看起来没什么区别，但实际上所需的时间和精力却大相径庭。这样一来，这份清单就不再是行动计划，而变成了一个列满所有想做事情的冗长列表。
不要将琐事与大项目混为一谈
长任务列表最突出的问题之一，就是不同规模的任务看起来都差不多。买牙膏可能只需在回家的路上完成，而整理家庭档案则可能需要好几个晚上的时间。如果把这两件事写在同一行，大脑会认为它们的难度大致相当。
而那些较大的任务往往看起来过于繁重，让人想要推迟处理。因此，将项目与具体行动分开会很有帮助。例如，与其写“整理档案”这一项，不如先写下第一步：“把文件放进一个盒子里”。这样之后就更容易决定接下来该做什么了。
学习、工作以及日常事务也是如此。没必要事先将一个庞大的计划规划到最细微的细节。只要让接下来的行动足够清晰，让人无需额外思考就能执行即可。
明确任务要求，让行动方向一目了然
“打电话”这类任务几乎毫无用处。要给谁打？为什么打？需要了解什么信息？什么时候有时间打电话？这些问题的答案都得在行动时才去思考，原本简单的任务因此会意外地耗费更多时间。
更实际的做法是具体记录行动内容：需要给谁打电话、出于什么原因，以及如果取决于对方的日程安排，可以在什么时间通话。这样就能更容易地在特定日期安排任务，而不必把所有细节都记在脑子里。
同时，对于那些取决于他人的事务，不要在不确认对方是否有空的情况下就定下固定的时间。否则日历上就会出现看似完美却无法执行的计划。
不要让清单变成他人期望的储存库
有时候，长长的待办清单里会有一些人其实根本没打算去完成的事情。有的是别人要求的，有的是自己曾经想尝试的，觉得做一下也不错，还有的是“应该做”或“将来可能会用得上”的——所有这些渐渐就和真正的任务混在了一起。
对于每一项任务，最好问自己一个简单的问题：这真的是我的任务，还是只是我暂时没地方安放的念头？
这类事项可以大致分为几类：
- 确实需要完成的事情；
- 对未来的想法和计划；
- 别人提出的请求或期望。
想法最好单独保存。如果必做的任务旁边总是放着一份包含十个“以后再做”项目的清单，就会让人觉得这些事情都已经过时了。
不要试图在一天内完成所有清单上的任务
清单可能会很长——这没什么可怕的。问题在于，一旦早上把清单上的三十个项目都当作当天的计划来执行。
即便从形式上看所有任务都很简单，但它们之间仍存在着通勤、会面、日常事务、消息往来、意外延误以及常规的疲劳等问题。一个没有留出空余空间的计划，往往会在第一个突发状况出现时就崩溃。因此，将总体清单与今日清单分开是很有必要的。所有当前的待办事项都保存在总体清单中，而根据实际工作量，只有几项最紧迫的任务会被列入当天的清单。
所谓突发任务并不等同于被遗忘的任务。如果某项任务没有出现在当天的清单里，它只会继续留在总体清单中，等待合适的时机处理。
不要只关注已完成的任务数量
划掉十件小事会让人感到愉悦：待办清单明显变短，人也会有前进的成就感。但勾选的数量并不总能反映实际成果。
五次购物和几通简短的电话可能比完成一项重要任务，比如发送一份拟好的合同，所需时间更短。因此，在一天结束时，除了问自己“我完成了多少项任务？”之外，还应该问问“今天到底有什么真正取得进展？”
这样的方式有助于避免将待办清单变成一场比谁划掉的项数更多的竞赛。有时，完成一个重大任务所带来的成果，会比完成一系列琐碎的任务更多。
定期清理清单
长清单无法正常使用的另一个原因是它们会逐渐堆积旧内容。过期的任务、重复项、不再需要的购买记录以及失去意义的待办事项，都可能在那里滞留数周。
每周应花些时间仔细查看整个清单，并检查：
- 哪些已经完成；
- 哪些不再适用；
- 哪些总是被推迟处理；
- 哪些条目的表述过于模糊。
如果同一项任务周复一周地被拖延，这就是一个停下来思考它是否真的必要的好机会。或许应该完成它、简化它，或者直接删除它。
根据情况对任务进行分类
简化任务列表管理的另一种方法是根据情境将任务归类。例如，可以将电话、家务、电脑上的任务以及需要在路上或城市中完成的任务分开存放。
当突然有空闲时间时，这尤其方便。如果距离会议还有二十分钟，就无需浏览数十项的任务列表，只需打开相关的任务组，挑选那些确实能完成的事项即可。此外，在每日计划中最好留出一些缓冲时间——空闲时段并非浪费的时间，而是用来处理那些无法提前预料的事情。
一个好的任务列表并不一定非得很短，它可以包含许多任务、项目与想法。重要的是：总列表应保存所有当前需要处理的事项，而今日列表则只需显示近期需完成的任务。
当这两类任务不被混为一谈时，长长的列表就不会因其庞大的数量而带来压力。它便成为一种普通的工具：既能帮助人们避免遗忘，又不会迫使他们试图同时完成所有事情。
